Google Workspace, Microsoft 365, Zoho vagy saját szerver? Alternatívák szabadúszóknak és VA-knak

A saját domaines e-mail cím és a közös dokumentumok rendszere a legtöbb kisvállalkozásnál a Google Workspace-szel indul, mert a Gmail és a Drive már ismerős. Előbb-utóbb viszont felmerül a kérdés: tényleg ez a legjobb választás? Az ügyfeled Wordben küldi a szerződést, a könyvelőd Excelt kér, egy barátod a Zohóra esküszik, egy másik szerint az adataidnak semmi keresnivalójuk egy amerikai óriásnál.

Ebben a cikkben egyetlen kérdésre keressük a választ: ha nem a Google Workspace, akkor mi? Végignézzük a négy komoly Google Workspace alternatívát (Microsoft 365, Zoho Workplace, Proton és a saját szerveren futó Nextcloud) hét szempont szerint, és a végén kapsz egy döntési ábrát és egy költözési tervet is. Műszaki előképzettség nem kell hozzá.

Mit kell tudnia egy irodai csomagnak?

Mielőtt a szolgáltatókat nézed, érdemes tisztázni, mit vársz egy ilyen csomagtól. Hét szempont dönti el, melyik illik hozzád, és nem mindegyik egyformán fontos mindenkinek.

A hetedik szempont az ár, de ezt szándékosan hagytuk a végére. Egy havi pár dolláros különbség kevesebbet számít, mint az, hogy az ügyfeleid formátumában tudsz-e dolgozni, vagy hogy hétvégén neked kell-e megjavítanod a levelezést.

Az öt lehetőség egy pillantásra

Ha sietsz, már ebből a táblázatból látod, merre indulj. A részleteket utána egyenként végignézzük.

Lehetőség	Kinek való?	Erőssége	Gyengesége
Google Workspace	Aki böngészőben, gyorsan dolgozik	Ismerős felület, kiváló közös szerkesztés	A legolcsóbb csomagban nincs EU-s adatrégió
Microsoft 365 Business	Akinek az ügyfelei Wordben, Excelben élnek	Asztali Office-programok, nagy tárhely	Bonyolultabb admin felület
Zoho Workplace	Szűk büdzsé, kis csapat	Ingyenes levelezés 5 főig, EU-s adatközpont	Kevésbé elterjedt, az ügyfél nem ismeri
Proton	Érzékeny adatokkal dolgozó szabadúszó	Svájci székhely, titkosított levelezés	Gyengébb közös szerkesztés, drágább belépő
Saját szerver (Nextcloud)	Aki ért a szerverekhez, vagy fizet érte	Teljes kontroll az adatok felett	Minden karbantartás a te dolgod

Google Workspace: a kiindulópont

Hogy legyen mihez mérni, röviden a Google-ről. A Business Starter csomag 7 USD felhasználónként havonta éves elköteleződéssel, 8,40 USD rugalmas, havi fizetéssel, és 30 GB tárhelyet ad (2026. októberi állapot). A csomagok részleteit, a buktatókat és az indulás lépéseit a Google Workspace kisokosunkban írtuk le.

Az erőssége a közös szerkesztés: ugyanazt a dokumentumot többen egyszerre írhatjátok, és a böngészőben minden azonnal működik. A gyengesége, hogy a dokumentumok saját formátumban élnek, és ha egy ügyfél bonyolult, makrós Excel-táblát küld, a Google Táblázatokban nem mindig fog ugyanúgy működni.

Az adatvédelemnél van egy kevésbé ismert részlet. A Google adatrégiókról szóló súgója szerint az adatrégió (vagyis annak beállítása, hogy a tárolt adataid például Európában legyenek) a Business Standard és a Business Plus csomagban érhető el, a Business Starterben nem. Ha egy ügyfeled kifejezetten EU-s adattárolást kér, ez a Google-nél már drágább csomagot jelent.

Microsoft 365 Business: ha az ügyfeleid Wordben élnek

A Microsoft 365 a Google legnagyobb versenytársa, és a hivatalokban, könyvelőirodákban, nagyobb cégeknél gyakran ez az alapértelmezett. Ha az ügyfeleid szerződést Wordben, kimutatást Excelben küldenek, itt kevesebb lesz a formázási meglepetés.

A Microsoft 365 csomagösszehasonlító oldala szerint (2026. októberi állapot, éves előfizetéssel, felhasználónként havonta):

• Business Basic, 7 USD: saját domaines levelezés, Teams, 1 TB OneDrive-tárhely felhasználónként, de csak webes és mobilos Office-alkalmazások.
• Business Standard with Copilot, 23,50 USD: minden, ami a Basicben, plusz a telepíthető asztali Word, Excel, PowerPoint és Outlook, valamint a Copilot (a Microsoft mesterséges intelligenciája) az Office-programokban.
• Apps for business, 10 USD: csak az asztali Office-programok és 1 TB tárhely, levelezés nélkül.
• „No Teams” változatok: a Basic 5,40 USD, a Standard 20,30 USD, ha a Teams videóhívásra nincs szükséged.

A legfontosabb különbség a Google-höz képest az, hogy a Business Basic is 1 TB tárhelyet ad, a Google Starter 30 GB-jával szemben. Asztali Wordöt viszont csak a drágább csomagban kapsz.

Adatvédelemben a Microsoft az úgynevezett EU-s adathatárt kínálja: ha a fiókodat EU-s vagy EFTA-országban regisztráltad, a Microsoft vállalja, hogy az adataidat ezen belül tárolja és dolgozza fel. A dokumentáció maga is jelzi, hogy szűk körben (például ügyfélszolgálati hozzáférésnél) előfordulhat adattovábbítás a határon kívülre.

Zoho Workplace: a pénztárcabarát út

A Zoho egy indiai szoftvercég, amelynek több tucat üzleti alkalmazása van (CRM, könyvelés, ügyfélszolgálat), és ezek közé tartozik a levelezést és irodai programokat adó Zoho Workplace is. Kevésbé ismert, mint a Google vagy a Microsoft, de egy nagy előnye van: az ingyenes csomag.

A Zoho Workplace árazási oldala szerint a Mail Free csomag legfeljebb 5 felhasználónak, egy saját domainre ad levelezést, felhasználónként 5 GB-tal, bankkártya nélkül. Van két megkötése: levelezőprogramból (IMAP, POP, vagyis például Outlookból vagy a telefon beépített levelezőjéből) nem érheted el, csak a Zoho saját webes és mobilos alkalmazásával, és nem minden adatközpontban érhető el. A 6. felhasználótól már mindenki fizetős csomagba kerül.

A fizetős csomagok (Mail Lite, Mail Premium, Workplace Standard, Workplace Professional) konkrét árait az árazási oldal ellenőrzésünkkor nem jelenítette meg, ezért ezeknél azt javasoljuk, lásd az árazási oldalt. Az oldal szerint az éves fizetés nagyjából 20%-kal olcsóbb, és a levelezős Mail csomagok csak éves fizetéssel vehetők.

A Zoho gyengesége nem a tudásában van, hanem az ismertségében. Ha egy ügyfélnek megosztasz egy Zoho-dokumentumot, valószínűleg most látja először a felületet. Belső használatra, a saját levelezésedre ez nem gond, közös munkára az ügyfelekkel viszont igen.

Proton: ha az adatvédelem az első

A Proton egy svájci cég, amely titkosított levelezéssel lett ismert, és mára teljes irodai csomagot kínál: levelezés, naptár, Drive, dokumentumok, táblázatok, videóhívás, jelszókezelő és VPN. Akkor érdemes rá gondolni, ha érzékeny adatokkal dolgozol: egészségügyi, jogi, pszichológiai vagy pénzügyi ügyfelekkel.

A Proton szerint két Proton-felhasználó között a levelek mindig végponttól végpontig titkosítottak, vagyis a tartalmat csak a feladó és a címzett tudja elolvasni, maga a Proton sem. Egy fontos megkötés: ha egy Gmailes vagy Outlookos címre írsz, a levél alapból nem így titkosított, csak a szokásos szállítási titkosítást kapja. Ilyenkor jelszóval védett levelet küldhetsz, ha a tartalom érzékeny.

A Proton üzleti árazási oldala szerint (2026. októberi állapot, éves fizetéssel, felhasználónként havonta):

• Mail Essentials, 6,99 USD: levelezés és naptár, 15 GB tárhely, 3 saját domain.
• Workspace Standard, 12,99 USD: a teljes csomag, 1 TB tárhely, 15 saját domain.
• Workspace Premium, 19,99 USD: 3 TB tárhely, 20 domain, és korlátlan hozzáférés a Proton mesterséges intelligenciájához.

Saját szerver és Nextcloud: teljes kontroll, teljes felelősség

A legradikálisabb lehetőség, hogy nem bérelsz szolgáltatást, hanem a saját (vagy bérelt) szervereden futtatod a rendszert. Erre a legismertebb eszköz a Nextcloud, egy nyílt forráskódú, AGPL-licences fájltároló és együttműködési rendszer. A Nextcloud letöltési oldala szerint a szerverszoftvert letöltheted és telepítheted a saját szervered, de van Docker-image, virtuálisgép-image és megosztott tárhelyre szánt webes telepítő is.

Csábítóan hangzik: a szoftver ingyenes, és az adataid ott vannak, ahol te akarod. Van azonban három dolog, amit sokan csak utólag tudnak meg:

• A Nextcloud nem levelezőszerver. A Nextcloud Mail egy levelezőprogram, ami egy meglévő postafiókhoz kapcsolódik, a saját domaines e-mailhez tehát külön szolgáltatás kell.
• A frissítés, a biztonsági mentés és a hibaelhárítás a te feladatod. Ha szombat este leáll a szerver, nincs kit hívni.
• A Nextcloud hivatalos vállalati előfizetése 100 felhasználótól indul, egy szabadúszónak ez nem opció.

A „saját szerver” ezért egy szabadúszónál a gyakorlatban vegyes megoldást jelent: a levelezés egy szolgáltatónál marad (akár a tárhelyszolgáltatódnál), a fájlok pedig egy Nextcloudon, amit valaki karbantart.

Hogyan dönts?

Ha a fenti fejezetekből még nem állt össze a kép, ez az ábra a leggyakoribb helyzeteket fedi le. Indulj a bal felső kérdéstől.

Az ábra persze leegyszerűsít. Ezek a szempontok segítenek, ha két lehetőség között vacillálsz:

Ha váltasz: így költözz át lépésről lépésre

Ha úgy döntöttél, hogy váltasz, a sorrend a lényeg. A legnagyobb hiba, ha az e-mail átirányítását az első napon intézed, és közben elvesznek levelek.

1. Készíts leltárt. Írd össze, milyen címeid vannak (valódi felhasználók és aliasok), mekkora a levelezésed és a Drive-od, és mely ügyfelekkel osztasz meg mappákat.
2. Nyiss próbafiókot az új szolgáltatónál. A saját domainedet itt még ne kösd át, csak ellenőrizd, hogy a szolgáltató elfogadja.
3. Költöztesd a fájlokat. Töltsd le és töltsd fel a dokumentumokat, és nézd meg a legfontosabbakat: a formázás, a képletek és a megjegyzések megmaradtak-e.
4. Állítsd át a levelezést. A domained DNS-beállításaiban (ez mondja meg az internetnek, hová kell kézbesíteni a leveleidet) az új szolgáltató adatait kell megadni. A pontos lépéseket mindegyik szolgáltató leírja a beállítási varázslóban.
5. Hagyd futni a régit egy hónapig. A régi előfizetést ne mondd le azonnal: a DNS-változás terjedése alatt még érkezhetnek levelek a régi postafiókba.
6. Szólj az ügyfeleknek. Ha új megosztási linkek lettek, küldd el őket egy rövid levélben, és frissítsd a hozzáférési listádat.

Árak egy helyen

Az öt lehetőség árai egymás mellett, felhasználónként és havonta. Ahol két szám szerepel, az első éves, a második havi fizetésnél érvényes. Ahol a hivatalos oldal nem mutatott konkrét összeget, ott ezt jelezzük.