Calendly-alternatívák szabadúszóknak és VA-knak

Ismerős a „mikor érsz rá?” levélpingpong? Te felajánlasz három időpontot, az ügyfél a negyediket kéri, közben valaki más lefoglalja a kedd délelőttöt, és egy húszperces hívás egyeztetése három napig tart. Egy időpontfoglaló ezt egyetlen linkkel oldja meg: az ügyfél a saját tempójában kiválaszt egy szabad sávot, és a találkozó magától bekerül mindkettőtök naptárába.

A Calendly a legismertebb ilyen eszköz, de nem az egyetlen, és sok helyzetben nem is a legjobb ár-érték. Ebben a cikkben hét lehetőséget nézünk meg: mit adnak ingyen, be tudod-e szedni velük a díjat, küldenek-e emlékeztetőt, kezelik-e a csapatot, és mennyire barátságosak egy magyar ügyfélnek. A végén egy döntési ábrát és egy lépésről lépésre leírt beállítási menetet is kapsz.

Négy fogalom, mielőtt választasz

Az időpontfoglalók árazási oldalai ugyanazokra a fogalmakra épülnek. Ha ezeket érted, egy perc alatt átlátod, melyik csomag mit ad, és mi az, amiért valójában fizetsz.

Az ötödik szempont a fizetés beszedése: az ügyfél a foglaláskor bankkártyával kifizeti a díjat, jellemzően a Stripe vagy a PayPal nevű fizetési szolgáltatón keresztül. Coachoknak, tanácsadóknak és fizetős konzultációt tartó szabadúszóknak ez sok utólagos számlakergetést spórol meg. A számlát ettől még neked kell kiállítanod a saját számlázóprogramodban.

Hét eszköz egy pillantásra

Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, melyik eszköz illik a helyzetedhez. A részleteket lent, eszközönként találod.

Eszköz	Kinek a legjobb?	Ingyen mit kapsz?	Fizetés beszedése
Calendly	Akinek az ügyfelei már ismerik	1 eseménytípus, 1 naptár	Fizetős csomagtól
Google Naptár	Aki Google Workspace-t használ	1 foglalási oldal	Business Standardtól, Stripe
Microsoft Bookings	Aki Microsoft 365-öt használ	Nincs külön ingyenes, a 365 része	Nem találtunk hivatalos adatot
Cal.com	Akinek ingyen is sok kell	Korlátlan eseménytípus és naptár	Ingyen is, Stripe és PayPal
TidyCal	Aki egyszer fizetne, nem havonta	Korlátlan eseménytípus, 1 naptár	Ingyen is, 1% platformdíjjal
Zoho Bookings	Aki már Zoho-eszközöket használ	1 felhasználó, e-mail emlékeztető	Premium csomagtól
SimplyBook.me	Szalon, terapeuta, oktató	50 foglalás, 1 szolgáltató	Basic csomagtól

Calendly: a mérce, szűk ingyenes csomaggal

A Calendly a legelterjedtebb időpontfoglaló, ezért sok ügyfélnek ismerős a felülete, és ez önmagában érték. A Calendly árazási oldala szerint az ingyenes csomag 1 eseménytípust és 1 naptár-összekötést ad. Egyetlen „bemutatkozó hívás” linkhez ez elég, de ha a felmérő hívás mellett egy havi egyeztetést is foglalhatóvá tennél, már fizetned kell.

A fizetős Standard csomag 10 USD felhasználónként havonta (éves fizetésnél olcsóbb, mint havinál). Korlátlan eseménytípust, legfeljebb 6 naptár összekötését, automatikus emlékeztetőket, valamint Stripe- és PayPal-fizetést ad, és összeköthető például a HubSpot nevű CRM-mel (ügyfélkezelő rendszerrel) és a Mailchimp hírlevélküldővel.

A Teams csomag 16 USD felhasználónként havonta. Ettől a szinttől jár a csapatfoglalás és a körforgásos kiosztás. Fontos részlet: csak annak kell fizetős hely, aki foglalható, az időpontot lefoglaló ügyfélnek nem.

Ha már fizetsz irodai csomagot: Google és Microsoft

Mielőtt új előfizetést indítasz, nézd meg, mit tud az, amiért már most is fizetsz. Lehet, hogy az időpontfoglaló ott van a csomagodban.

Google Naptár foglalási oldalak

A Google Naptárban időpont-ütemezésnek hívják ezt a funkciót. A Google Workspace időpontfoglalási oldala szerint ingyenes, magánfiókkal egy foglalási oldalt hozhatsz létre egy időponttípushoz. Beállíthatsz szünetet két találkozó közé, napi foglalási korlátot és saját kérdéseket is (például „Mi a cég neve?”). A foglalási oldalt számítógépről kell létrehozni, a telefonos alkalmazásból nem megy.

A többi funkció prémium: több foglalási oldal, Stripe-fizetés foglaláskor, automatikus e-mail emlékeztetők, az e-mail-cím ellenőrzése a kamu foglalások ellen, és az ütközések figyelése több naptárban. Ezek a Business Standard, a Business Plus és az Enterprise csomagban érhetők el, magánfiókhoz pedig a Google One Premium előfizetéssel.

Microsoft Bookings

A Microsoft Bookings a Microsoft 365 része. A Microsoft Bookings áttekintője szerint benne van többek között a Business Basic, a Business Standard és a Business Premium csomagban. A Business Basic a Microsoft árazási oldala szerint 7 USD felhasználónként havonta, éves fizetéssel.

Két formája van. A közös foglalási oldalon szolgáltatásokat és munkatársakat adsz meg, és az ügyfél azt is kiválaszthatja, kihez foglal. A személyes foglalásnál csak a saját szabad időd osztod meg, eseménytípusokkal. Az értesítések e-mailben és SMS-ben mennek ki, online találkozónál pedig minden foglaláshoz saját Teams-link készül. Beépített fizetésbeszedést a hivatalos áttekintőben nem találtunk.

Cal.com: a legnagyvonalúbb ingyenes csomag

Ha ingyen szeretnél sokat, a Cal.com az első, amit érdemes kipróbálni. A Cal.com árazási oldala szerint az ingyenes csomag egy felhasználónak korlátlan eseménytípust és naptárat ad, e-mail- és SMS-értesítést, Stripe- és PayPal-fizetést, valamint több mint 100 alkalmazással való összekötést. Ez nagyjából annyi, amennyiért a Calendlyben már fizetned kellene.

A Teams csomag éves fizetésnél 12 USD felhasználónként havonta, 14 napos ingyenes próbával. Ettől a szinttől jár a közös csapatnaptár, a körforgásos kiosztás, a testre szabható értesítések és a Cal.com logójának eltüntetése a foglalási oldalról. Az Organizations csomag 28 USD, ez már nagyobb szervezeteknek szól.

TidyCal és Zoho Bookings: olcsó belépők

TidyCal: egyszeri díj havidíj helyett

A TidyCal különlegessége az árazás. A TidyCal árazási oldala szerint van ingyenes csomag korlátlan foglalással és foglalási típussal, de csak 1 naptár-összekötéssel. Ingyen is fogadhatsz Stripe- és PayPal-fizetést, ilyenkor a TidyCal 1% platformdíjat von le, a fizetési szolgáltató saját díján felül.

Az Individual Lifetime csomag egyszeri 29 USD: 10 naptárat, csoportos foglalást (például online órához, workshophoz) és saját szövegű emlékeztető e-maileket ad. A Pro csomag 12 USD havonta vagy 99 USD évente, platformdíj nélkül.

Zoho Bookings: ha már Zoho-felhasználó vagy

A Zoho egy egész irodai és üzleti alkalmazáscsalád, és ha már használod valamelyik tagját (például a levelezőt vagy a CRM-et), a Bookings könnyen beilleszkedik. A Zoho Bookings árazási oldala szerint az ingyenes csomag egy felhasználónak ad e-mail értesítést és emlékeztetőt, valamint kétirányú naptárszinkront a Zoho, a Google és a Microsoft naptárával.

A Basic csomag 6 USD felhasználónként havonta éves, 8 USD havi fizetésnél, és ettől van körforgásos kiosztás és a foglalási oldal nyelvének beállítása. Online fizetés (PayPal, Stripe) és SMS-emlékeztető saját SMS-szolgáltatón keresztül csak a Premium csomagban van, 9 / 12 USD áron.

SimplyBook.me: ha szolgáltatást árulsz, nem hívást

Az eddigi eszközök többsége megbeszélésekre készült. A SimplyBook.me inkább szolgáltatóknak szól: szalonnak, terapeutának, oktatónak, akinek több szolgáltatása és akár több munkatársa van, és akinek a foglalás egyben vásárlás is. Ha egy ilyen ügyfélnek szabadúszóként, például virtuális asszisztensként te állítod be a foglalást, ez a legkézenfekvőbb jelölt.

Előnye a magyar ügyfeleknek, hogy a SimplyBook.me oldala magyarul is elérhető, és az e-mail, SMS és WhatsApp értesítéseket egyaránt említi. A SimplyBook.me árazási oldala szerint az ingyenes csomag 50 foglalást és 1 szolgáltatót tartalmaz. A Basic 11,90 USD havonta éves, 13,90 USD havi fizetésnél: 100 foglalás, 5 szolgáltató, és ettől van fizetés, előleg és borravaló kezelése.

Melyiket válaszd? Döntés és beállítás

Ha nem akarsz mindent végigolvasni, ez az ábra a leggyakoribb helyzeteket fedi le.

Bármelyiket választod, a beállítás menete nagyjából ugyanaz. Ezzel a hat lépéssel egy délután alatt működő foglalási linked lesz:

1. Kösd össze a naptárat, amit tényleg nézel. Ha van külön ügyfélnaptárad is, azt is, különben két helyre foglalnak ugyanarra az időre.
2. Hozz létre egy eseménytípust. Kezdd egyetlennel, például „30 perces felmérő hívás”. Adj neki beszédes nevet, mert az ügyfél ezt látja.
3. Állíts be szünetet és napi korlátot. Két hívás közé tegyél legalább 10–15 percet, és korlátozd, hány foglalás lehet egy napon. Így marad időd a tényleges munkára. A foglaló a saját határaidat is rögzíti: amit egyszer beállítasz, azt nem kell minden ügyféllel újra megbeszélned.
4. Tegyél fel 2–3 kérdést. Például: „Mi a céged neve?”, „Miben kérsz segítséget?”. A válaszokból már a hívás előtt felkészülhetsz.
5. Kapcsold be az emlékeztetőt. Ha a csomagod tudja, egy nappal és egy órával előtte menjen ki e-mail. Ha nem tudja, írj kézzel egy rövid üzenetet előző nap.
6. Foglalj le magadnak egy próbaidőpontot. Egy másik e-mail-címről nézd meg, mit lát az ügyfél, megérkezik-e a meghívó, és működik-e a hívás linkje.

Hogy a lefoglalt hívás alatt mit kérdezz, és hogyan vezesd úgy, hogy a végén legyen mire ajánlatot írni, azt a felmérő hívás forgatókönyvéről szóló cikkünkben írtuk le lépésről lépésre.

• Ne küldj ki foglalási linket úgy, hogy egyszer sem próbáltad ki ügyfélként.
• Ne nyiss meg minden szabad órát: ha a teljes heted foglalható, nem marad időd dolgozni.
• Ne fizess elő évre, amíg legalább egy hónapig nem használtad élesben.

Árak egy helyen

A hét eszköz árai egymás mellett. Ahol két szám szerepel, az első éves, a második havi fizetésnél érvényes. Az árak amerikai dollárban, felhasználónként és havonta értendők, a TidyCal Lifetime csomagja egyszeri díj. Döntés előtt nézz rá a gyártó árazási oldalára is.