Trello-alternatívák szabadúszóknak és VA-knak: mikor válts?

A Trello sokaknak az első feladatkezelő: oszlopok, kártyák, húzogatás, és tíz perc alatt mindenki megérti. Aztán jön a negyedik ügyfél, a tizedik meghívott, az első hónap, amikor órákat kellene elszámolnod, és egyszer csak azon kapod magad, hogy kiegészítőkkel és külön táblázatokkal foltozod a rendszert.

Ilyenkor merül fel a kérdés: kell-e egy Trello alternatíva, és ha igen, melyik? Ebben a cikkben kilenc Kanban-alapú vagy hasonló eszközt nézünk meg szabadúszó-szemmel: mit adnak ingyen, hogyan engeded be az ügyfelet, tudnak-e időt mérni, és mennyibe kerülnek. A végén lépésről lépésre végigmegyünk azon is, hogyan költözz át úgy, hogy semmi ne vesszen el.

Mikor érdemes Trellóról váltani?

Először egy fontos mondat: a Trello nem rossz eszköz. Ha működik, és te is, az ügyfeled is szívesen használja, nem kell váltanod csak azért, mert létezik más. A váltásnak akkor van értelme, ha a Trello korlátai már rendszeresen pluszmunkát okoznak.

A Trello árazási oldala szerint az ingyenes csomag munkaterületenként legfeljebb 10 táblát és 10 együttműködőt enged, havonta 250 automatizálási futtatást, a feltöltött fájlok pedig legfeljebb 10 MB-osak lehetnek. Együttműködő mindenki, akit a munkaterületre vagy egy táblájára meghívtál, vagyis szabadúszóként az ügyfeleid is.

Ezek a jelek mutatják, hogy érdemes körülnézni:

• Elfogyott a 10 hely. Ügyfelenként egy-két meghívott után a keret néhány ügyfélnél betelik.
• Időt kell mérned. Óradíjban vagy havi csomagban dolgozol, és a Trellóban nincs beépített időmérő, csak kiegészítővel vagy külön alkalmazással oldod meg.
• Kevés a tábla nézet. Határidőket, ütemezést, listát is látnál, nem csak oszlopokat. Ezek a további nézetek a Trellóban a fizetős Premium csomagban vannak.
• A dokumentumok máshol élnek. A feladat a Trellóban van, a leírás a Google Drive-on, a jegyzet egy harmadik helyen, és sokat keresgélsz.
• A csapat nő. Többen dolgoztok ugyanazon, és kellenének felelősök, alfeladatok, függőségek (amikor egy feladat csak egy másik után kezdhető el).

Kilenc eszköz egy pillantásra

Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, merre indulj. A részleteket lent, eszközönként találod.

Eszköz	Mire a legjobb?	Ingyenes csomag	Ügyfél bevonása
Asana	Rendezett csapatmunka határidőkkel	Legfeljebb 2 felhasználó	Ingyenes vendégek a Startertől
ClickUp	Sok ügyfél, minden egy helyen	Korlátlan tag, 60 MB, 5 Space	Ingyen csak teljes hozzáféréssel
Notion	Dokumentum és feladat együtt	Csapatnál korlátozott blokkszám	Ingyen 10 vendég
monday.com	Színes, könnyen átlátható táblák	Legfeljebb 2 fő, 3 tábla	Vendég a Standard csomagtól
Wrike	Nagyobb csapat, sok projekt	Van, korlátozott funkciókkal	Nézők ingyen
Microsoft Planner	Microsoft 365-öt használó cég	Microsoft 365 része	A cég fiókjain keresztül
Taiga	Nyílt forráskód, saját szerver	1 privát projekt, 3 tag	Ingyen 3 tag a privát projektben
KanbanFlow	Egyszerű tábla időzítővel	Időkorlát nélkül	Lásd az árazási oldalt
MeisterTask	Egyszerű Kanban, időméréssel	3 projekt, korlátlan feladat	Korlátlan néző

Asana és ClickUp: a két leggyakoribb irány

Ha valaki Trellóról vált, legtöbbször ez a kettő kerül szóba. Részletes, három eszközös összevetést a Trello, Asana és ClickUp összehasonlításunkban találsz, itt csak a váltás szempontjából nézzük meg őket.

Az Asana akkor jó irány, ha a Trellóban a rend hiányzik: felelősök, határidők, alfeladatok. Ugyanazt a projektet táblaként is nézheted, így a Kanban-szemlélet megmarad. Az Asana árazási oldala szerint az ingyenes Personal csomag legfeljebb 2 felhasználót enged. A Starter 10,99 dollár éves, 13,49 dollár havi fizetésnél, és ettől a szinttől korlátlan ingyenes vendéget hívhatsz meg. Beépített időkövetés az Advanced csomagban van (24,99 / 30,49 dollár).

A ClickUp akkor jó irány, ha mindent egy helyre akarsz: feladat, dokumentum, időmérés, irányítópult. Az ingyenes csomagban korlátlan tagot kapsz, de csak 60 MB tárhelyet, 5 Space-t (nagyobb rekesz, például ügyfelenként egy), és havi 100 automatizálási futtatást. Az időmérés ingyen csak próbaként érhető el, és vendéget csak teljes hozzáféréssel hívhatsz meg.

Notion és monday.com: rugalmasság vagy látványos táblák

A Notion nem klasszikus feladatkezelő, hanem egy rugalmas munkafelület: oldalak, jegyzetek és adatbázisok. Az adatbázis olyan, mint egy táblázat, amelynek a sorait különböző nézetekben, csoportosítva is megjelenítheted. Ha nálad a feladat és a hozzá tartozó leírás, SOP vagy ügyféljegyzet mindig együtt mozog, a Notion ezt egy helyen tartja.

A Notionnak beépített Trello-importálója van. A Notion importálásról szóló súgója szerint minden Trello-tábla egy adatbázis lesz, minden kártya egy adatbázis-elem, a listákból pedig csoportok. A kiegészítők, az automatizálások és a jogosultságok nem jönnek át, ezeket újra kell építened.

Az árazási oldal szerint az ingyenes csomag egy személynek korlátlan, de két vagy több fős csapatnál a tartalom mennyisége korlátozott, és legfeljebb 10 külső vendéget hívhatsz meg. A Plus 10 dollár, a Business 20 dollár helyenként havonta, és az oldal szerint éves fizetéssel akár 20%-ot spórolsz.

A monday.com a legszínesebb ezek közül: állapotszínek, irányítópultok, sok sablon. Nem technikai beállítottságú ügyfélnek is könnyen átlátható. A monday.com árazási oldala szerint az ingyenes csomag legfeljebb 2 főnek és 3 táblának elég. A fizetős csomagok legalább 3 helytől indulnak: a Basic 9, a Standard 12, a Pro 19 dollár helyenként havonta, éves fizetésnél.

Wrike és Microsoft Planner: ha az ügyfeled már egy rendszerben él

Ez a két eszköz ritkán a szabadúszó saját választása. Sokkal inkább akkor találkozol velük, ha egy nagyobb ügyfél már ezekben dolgozik.

A Wrike a komolyabb projektkezelők közé tartozik: sok projekt, erőforrás-tervezés, jóváhagyási folyamatok. A Wrike árazási oldala szerint van ingyenes csomag tábla- és táblázatnézettel, a Team csomag 10 dollár felhasználónként havonta 2–15 főig, a Business 25 dollár, éves fizetésnél. Az ügyfél nézőként ingyen behívható, a szerkesztő felhasználók viszont fizetős helyet igényelnek.

A Microsoft Planner azoknak kézenfekvő, akik már Microsoft 365-öt használnak (Outlook, Teams, OneDrive). A Planner árazási oldala szerint az alapváltozat a Microsoft 365 része, és van benne táblanézet, vagyis Kanban. A különálló Planner Plan 1 10 dollár, a Planner and Project Plan 3 30 dollár felhasználónként havonta, éves előfizetéssel.

A kis Kanban-eszközök: Taiga, KanbanFlow és MeisterTask

Ha a Trellót az egyszerűsége miatt szeretted, és nem akarsz nagy rendszerre váltani, ez a három eszköz a legközelebb áll hozzá.

A Taiga árazási oldala szerint a fizetős csapatcsomag 5 dollár tagonként havonta éves fizetésnél, 7 dollár havi fizetésnél, korlátlan taggal és projekttel. A Taiga honlapja szerint saját szerverre telepíthető változata is van, ami akkor érdekes, ha az ügyféladatokat a saját tárhelyeden tartanád.

A KanbanFlow árazási oldala szerint a Premium 5 dollár felhasználónként havonta, éves fizetésnél 10% kedvezménnyel, 14 napos ingyenes próbával. Az időzítő és az időjelentés szerepel a funkciók között, de hogy ezek pontosan melyik csomagban érhetők el, azt az oldalról nem tudtuk egyértelműen kiolvasni.

A MeisterTask árazási oldala euróban áraz: a Pro 13,50 euró éves, 17,50 euró havi fizetésnél, a Business 24 / 31 euró felhasználónként havonta. Az oldal szerint már az ingyenes csomag is tud importálni Trellóból és Asanából, ami a költözést megkönnyíti.

Szabadúszóként: melyiket mikor?

A döntéshez nem a funkciólistából érdemes kiindulni, hanem abból, hogy pontosan mi hiányzik a Trellóból. Ez a fa a leggyakoribb helyzeteket fedi le.

A fa mögött egy egyszerű elv áll: a hiány dönt, nem a divat. Ha csak időmérés kell, ne költözz egy nagy csapat-projektkezelőbe. Ha viszont öten dolgoztok ugyanazon, egy puritán tábla hamar szűk lesz. Egy új eszköz önmagában viszont nem tesz rendet: ha a feladatok eddig sem voltak leírva, a régi kapkodás az új felületen ugyanúgy folytatódik.

Két dolog szabadúszóként szinte mindig fontos. Az egyik az ügyfél bevonása: csak a saját feladatait lássa, ne a többi ügyfeledét. A másik az időmérés, mert erre épül a havi elszámolás. Hogy melyik díjazási modell mennyi óranyilvántartást kíván, arról az árazási modellekről szóló cikkünkben írtunk.

Költözés Trellóról lépésről lépésre

A költözés nem bonyolult, de ha kapkodsz, elvesznek kommentek, mellékletek és határidők. Ez a menet egy-két hét alatt, élő munka mellett is végigvihető.

1. Mentsd el, ami a tiéd. A Trello exportálási súgója szerint minden táblatag tud JSON-exportot (gépi adatfájl) készíteni, CSV-t (táblázatkezelőben megnyitható fájlt) viszont csak Premium munkaterületen. Az exportból nem lehet visszaállítani a táblát, de archívumnak jó.
2. Takaríts a költözés előtt. Archiváld a kész kártyákat, töröld a duplikátumokat. Amit nem viszel át, azt nem kell átnézned a másik oldalon.
3. Használd az importálót. A Notion és a MeisterTask hivatalosan is kínál Trello-importot, és több más eszköznél is találsz ilyet a beállítások között. Először egyetlen, kisebb táblán próbáld ki, és nézd meg, mi jött át.
4. Ellenőrizd a hiányokat. Kiegészítők, automatizálások és jogosultságok általában nem költöznek. Írd össze, mit kell újraépítened, és a mellékleteknél nézd meg, valóban megnyílnak-e.
5. Hívd be az ügyfeleket. Egyesével, rövid üzenettel: mi változik, hol találja a feladatait, és meddig marad meg a régi tábla csak olvasásra.
6. Párhuzamos hét, aztán lezárás. Egy hétig a régi táblát már ne szerkeszd, csak nézd. Ha minden rendben, archiváld, és jelezd az ügyfélnek, hogy onnantól csak az új helyen dolgoztok.

• Ne költöztess minden ügyfelet egyszerre. Kezdd a legkisebbel, és tanulj belőle.
• Ne fizess elő évre, amíg egy valós ügyfélmunkán legalább egy hónapig nem próbáltad ki az új eszközt.
• Ne vidd át a régi rendetlenséget. A költözés a legjobb alkalom arra, hogy egységes oszlopneveket és sablonokat vezess be.

Ha a költözés közben az átadási folyamatokat is leírnád, az SOP-írásról szóló cikkünkben sablont is találsz hozzá.

Árak egy helyen

A Trello és a kilenc alternatíva árai egymás mellett. Ahol két szám szerepel, az első éves, a második havi fizetésnél érvényes. Az árak felhasználónként vagy helyenként, havonta értendők. Döntés előtt nézz rá a gyártó árazási oldalára is.