Miro és alternatívái folyamatábrákhoz és közös tervezéshez

Előbb-utóbb minden szabadúszónál, legyen szövegíró, webfejlesztő vagy virtuális asszisztens, vagyis VA, eljön a pillanat, amikor egy folyamatot már nem lehet szóban elmagyarázni. Az ügyfél azt mondja, „nálunk így megy a számlázás”, aztán kiderül, hogy hét lépés, három ember és két kivétel van benne. Ilyenkor egy rajz többet ér egy oldalnyi szövegnél.

Erre valók az online táblák és a diagramszerkesztők. A Miro a legismertebb, de messze nem az egyetlen, és nem is mindig a legjobb választás. Ebben a cikkben hét eszközt nézünk meg: mire jó melyik, mit ad ingyen, van-e magyar felülete, és hogyan dolgozhatsz benne az ügyfeleddel. A végén egy lépésről lépésre leírt módszert is kapsz arra, hogyan rajzolj folyamattérképet egy SOP-hoz.

Online tábla vagy diagramszerkesztő? Négy fogalom

Ezek az eszközök két nagy családba tartoznak, és sokat segít, ha tudod, melyikre van szükséged. Az egyik a szabad ötleteléshez készült, a másik a pontos, rendezett ábrákhoz.

A folyamatábra maga is fogalom: lépések dobozokban, köztük nyilak, a döntési pontokon pedig rombusz alakú „igen/nem” elágazás. A folyamatábráknak van szabványos jelölésrendszere is, de szabadúszóként elég, ha a dobozt, a nyilat és a rombuszt ismered.

Hét eszköz egy pillantásra

Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, melyik eszköz illik a helyzetedhez. A részleteket lent, eszközönként találod.

Eszköz	Mire a legjobb?	Ingyenes csomag	Magyar felület
Miro	Workshop, brainstorm, sok sablon	3 szerkeszthető tábla	Nincs
FigJam	Ötletelés Figmát használó csapattal	Korlátozott, lásd az árazási oldalt	Nincs
Mural	Moderált workshop, csapatmegbeszélés	3 szerkeszthető mural egyszerre	Nem találtunk hivatalos listát
Whimsical	Gyors, letisztult vázlatok	Havi 50 táblaobjektum	Nem találtunk hivatalos listát
Lucidchart / Lucidspark	Részletes, összetett folyamatábrák	Korlátozott, lásd az árazási oldalt	Nincs
Canva tábla	Nem technikai ügyfél, látványos tábla	Ingyenes táblák	Van
draw.io	Ingyenes folyamatábra SOP-hoz	Teljesen ingyenes	Van

Miro: a legtöbb sablon, szigorú ingyenes határ

A Miro a legnépszerűbb online tábla, és nem véletlenül. Szinte mindenre van benne sablon, a felülete gyors, és a legtöbb ügyfél már hallott róla. A Miro árazási oldala több mint 7 000 saját és közösségi sablont ígér már az ingyenes csomagban is.

A szűk keresztmetszet a szerkeszthető táblák száma. Ingyen 3 szerkeszthető táblát kapsz: táblát korlátlanul hozhatsz létre, de csak a három legutóbbi marad szerkeszthető. Szabadúszóként, több ügyféllel ez gyorsan elfogy. Ráadásul az ingyenes csomagban nincs privát táblamegosztás: a munkaterület minden tagja alapból minden táblát lát.

A Starter csomag 8 dollár felhasználónként havonta, éves fizetésnél, a Business 20 dollár. A havi fizetés ára az oldalon nem szerepel, csak annyi, hogy az éves fizetés 20%-kal olcsóbb. A beépített MI-funkciókhoz kreditek tartoznak: ingyen havi 10, a Starterben havi 25 felhasználónként.

A felület nyelve a Miro súgója szerint nyolc nyelv közül választható, a magyar nincs köztük. Ha az ügyfeled nem beszél angolul, ezt érdemes előre tudni.

FigJam és Mural: workshopokra és ötleteléshez

A FigJam a Figma online táblája. Ha az ügyfeled csapata már Figmában tervez (weboldalt, grafikát), a FigJam kézenfekvő: ugyanazzal a fiókkal, ugyanabban a rendszerben dolgoznak. Hangulatában játékosabb, mint a Miro, és ötleteléshez nagyon kellemes.

Az árazás a Figma helyalapú rendszerén keresztül működik. A Figma súgója a helytípusokról szerint minden fizetős hely tartalmazza a FigJamet. A legolcsóbb a Collab hely: a Professional csomagban 3 euró havonta éves fizetésnél, 5 euró havi fizetésnél. A felület a Figma súgója szerint hét nyelven érhető el, magyarul nem.

A Mural inkább a moderált workshopok eszköze: megbeszélések levezetésére, szavazásra, közös döntéshozatalra találták ki. A Mural árazási oldala szerint az ingyenes csomag korlátlan tagot enged, de egyszerre csak 3 mural (így hívják a táblákat) szerkeszthető, és a látogatók csak nézhetik.

A fizetős Team+ csomag 9,99 dollár éves, 12 dollár havi fizetésnél, és itt már a látogatók is szerkeszthetnek. Az ismétlődő hozzáféréssel rendelkező vendégek csak a Business csomagtól jönnek, 17,99 dollárért éves fizetésnél. Hivatalos nyelvlistát a Muralhoz nem találtunk.

Whimsical és Canva: gyors vázlat és egyszerű ügyfélmunka

A Whimsical a letisztultság bajnoka. Kevés gomb, gyors kézre álló folyamatábra, gondolattérkép és egyszerű dokumentum. Ha egy ügyfélnek tíz perc alatt kell felvázolnod egy folyamatot, és nem akarsz menükben keresgélni, ez jó választás.

A Whimsical árazási oldala szerint az ingyenes csomagban korlátlan táblát hozhatsz létre, de havonta csak 50 táblaobjektumot (alakzatot, cetlit, nyilat) és 50 dokumentumblokkot, az exportált képeken pedig vízjel van. Az ötven objektum egy közepes folyamatábránál hamar elfogy. A vendégek és a nézők minden csomagban korlátlanok, a nyilvános link pedig ingyen is engedhet szerkesztést. A Pro csomag 10 dollár szerkesztőnként havonta éves fizetésnél.

A Canva a legtöbb ügyfélnek ismerős, és ez a legnagyobb előnye. A grafikák mellett táblákat is készíthetsz benne: cetlik, időzítő, reakciók, kommentek, és a Canva táblaoldala szerint a közreműködőknek Canva-fiók sem kell. Az itt bemutatott online táblák közül ez az egyetlen, amelyiknél biztosan van magyar felület.

A Canva árai a magyar oldalon forintban szerepelnek: a Canva magyar árazási oldala szerint a Pro 40 000 Ft évente egy főre, a Business 68 000 Ft évente fejenként.

Lucidchart, Lucidspark és draw.io: komoly folyamatábrákhoz

Ha a cél nem ötletelés, hanem egy pontos, kinyomtatható, hosszú távon karbantartott folyamatábra, a diagramszerkesztők jobbak az online tábláknál.

A Lucidchart a profi diagramszerkesztők egyike: szabványos alakzatkönyvtárak, úszósávos ábrák (swimlane, ahol minden szereplőnek külön sávja van), adatokból generált ábrák. Testvére, a Lucidspark az online tábla része ugyanannak a rendszernek. A Lucid hivatalos árazási oldalán az árakat nem tudtuk ellenőrizni, ezért ott a „lásd az árazási oldalt” jelölést használjuk. Az ingyenes csomag erősen korlátozott: a Lucid saját közösségi fórumán egy munkatárs 2023-ban megerősítette, hogy ingyen 3 szerkeszthető dokumentum és dokumentumonként 60 objektum jár, de ez azóta változhatott. A Lucid súgójában felsorolt tizenkét felületnyelv között a magyar nem szerepel.

A draw.io (korábbi nevén diagrams.net) a meglepetés ebben a listában: teljesen ingyenes, nyílt forráskódú, és nincs benne előfizetés. A draw.io hivatalos oldala szerint a fájlokat oda mented, ahová szeretnéd: a Google Drive-odra, a OneDrive-odra vagy a saját gépedre, asztali alkalmazással. A gyártó így nem fér hozzá az adataidhoz, ami ügyféladatoknál megnyugtató.

A draw.io hátránya, hogy kevésbé „csillog”: nincs benne élő kurzorokkal teli közös ötletelés, és az ügyfélmunka a fájl megosztásán keresztül működik (például egy közös Google Drive-mappán át). Folyamatábrához, SOP-hoz viszont nehéz jobbat találni ingyen.

Szabadúszó szemmel: folyamattérkép egy SOP-hoz

Az ügyfélmunkában, legyen az asszisztensi feladat vagy egy weboldal tervezése, az online táblák egyik leghasznosabb felhasználása a folyamattérkép: egy ábra arról, hogyan halad végig egy feladat a kezdetétől a végéig. Ez az SOP, vagyis a lépésről lépésre leírt munkautasítás vizuális párja. Az SOP megírásáról részletesen az SOP-írásról szóló cikkünkben írtunk, itt arról lesz szó, hogyan rajzold meg mellé a térképet. Ezzel az ügyfelednek is sokat adsz: amit egyszer közösen lerajzoltatok, az már nem csak az ő fejében él, hanem átadható.

1. Válassz egyetlen folyamatot. Ne „a számlázást” rajzold, hanem azt, hogy „mi történik, amikor beérkezik egy új megrendelés”. Egy folyamatnak legyen egyértelmű kezdete és vége.
2. Rakd le a lépéseket cetliken. Először sorrend nélkül, minden lépés egy cetli. Ehhez egy online tábla (Miro, Canva, FigJam) a legkényelmesebb, akár az ügyféllel közösen, egy videóhívás alatt.
3. Tedd sorba, és jelöld a döntési pontokat. Ahol a folyamat elágazik („fizetett előre? igen/nem”), oda rombusz kerül, két kimenő nyíllal.
4. Add hozzá a szereplőket. Ha többen dolgoznak a folyamaton, úszósávokba rendezd: minden embernek vagy szerepnek egy sáv. Így azonnal látszik, hol adja át egyik ember a másiknak a feladatot.
5. Tisztázd le diagramszerkesztőben. A kész vázlatot rajzold át draw.io-ban vagy Lucidchartban, egységes alakzatokkal. Ez lesz a hivatalos verzió, amit az SOP mellé csatolsz.
6. Linkeld az SOP-ba, és datáld. Az ábra alá írd oda a dátumot és azt, hogy ki hagyta jóvá. Ha a folyamat változik, a térképet is frissíteni kell.

Közös tábla az ügyféllel: amire figyelj

Az ügyféllel közös tábla nagyszerű, de pár dolgot érdemes előre végiggondolni, különben a fél tábla már nem az, aminek szántad.

• Ki szerkesztheti? Döntsd el, hogy az ügyfél csak néz, kommentel vagy szerkeszt is. A legtöbb eszközben ez a megosztási linknél állítható.
• Kell-e neki fiók? A Canvánál és a Whimsical nyilvános linkjénél nem feltétlenül. A Miróban és a Muralban az ingyenes csomag látogatója csak nézni tud.
• Hol vannak az adatok? Ha a táblára ügyféladat kerül (nevek, e-mailek, számok), ez is adatkezelés. A draw.io-nál te döntöd el, hová mentesz.
• Kié a tábla? Ha a te fiókodban van, az együttműködés végén exportáld és add át az ügyfélnek. Ha az övében, kérd meg, hogy a projekt végén te is kapj egy másolatot.
• Egy tábla, egy ügyfél. Soha ne mutass olyan táblát, amin egy másik ügyfeled munkája is látszik.

Melyiket válaszd?

A legtöbb helyzetet lefedi ez az egyszerű döntési fa. Ha bizonytalan vagy, indulj a bal szélső ágból: a draw.io ingyenes, és egy SOP-hoz mindig jól jön.

A fa mögött egy egyszerű elv áll: a cél dönt, nem a funkciólista. Ha csak ábra kell, ne fizess online tábláért; ha élő közös gondolkodás kell, ne kínozd az ügyfelet egy diagramszerkesztővel.

• Ne fizess elő évre, amíg egy valós ügyfélmunkán legalább egy hónapig nem próbáltad ki az eszközt.
• Ne tarts minden ügyfelet ugyanazon a táblán, még külön keretekben sem.
• Ne hagyd, hogy a végleges folyamatábra egy olyan ingyenes táblán éljen, amelyik pár hónap múlva csak olvasható lesz.

Ha azon gondolkodsz, hogyan illeszkedik a tábla a többi napi eszközödhöz, a Trello, Asana és ClickUp összehasonlításunkban a feladatkezelő oldalt is végigvettük.

Árak egy helyen

A hét eszköz árai egymás mellett. Ahol két szám szerepel, az első éves, a második havi fizetésnél érvényes. A dolláros és eurós árak felhasználónként, havonta értendők, a Canva forintos árai évesek. Döntés előtt nézz rá a gyártó árazási oldalára is.