VA-t vagy szakembert keress? Így döntsd el, kire bízd a feladatot

Este tíz van, és még mindig a holnapi ügyfélhívás időpontját egyezteted, közben eszedbe jut, hogy a weboldalad is régóta frissítésre vár, a hírlevél pedig két hónapja nem ment ki. Elhatározod, hogy segítséget kérsz, és beírod egy csoportba: „Virtuális asszisztenst keresek, sokféle feladatra.” Jön is tíz jelentkező, csak épp nem tudod eldönteni, melyikük illik hozzád, mert te magad sem tudod pontosan, mit adnál át.

Ebben a cikkben megbízóként, vállalkozói szemmel nézzük végig, mikor kell egy virtuális asszisztens (VA), és mikor egy szakember szabadúszó, például grafikus, szövegíró, fejlesztő vagy marketinges. Kapsz egy áttekintő táblázatot, egy döntési ábrát, egy lépésről lépésre követhető döntési menetet, és azt is megmutatjuk, mire figyelj a megbízásnál, hogy ne érjen kellemetlen meglepetés.

Miért nem mindegy, kit keresel?

A virtuális asszisztens és a szakember szabadúszó is önálló vállalkozóként dolgozik, a saját idejével és eszközeivel. A különbség az, mit vállalnak és miért felelnek. A virtuális asszisztens távolról, folyamatosan támogatja a vállalkozásodat, jellemzően több területen: levelezés, naptár, ügyfélkérdések, adminisztráció. A szakember egy szakterületen dolgozik, és egy konkrét eredményt szállít: egy arculatot, egy weboldalt, egy kampánytervet.

A „VA” szó viszont nem védett, bárki használhatja. Ugyanezzel a címkével hirdeti magát a levelezést rendben tartó asszisztens és a kampányokat vezető marketinges is. Ezért ha csak a címke alapján keresel, könnyen olyan embert találsz, aki nem arra való, amire szükséged van.

A tipikus csalódás két irányból jön:

• Szakmai munkát vársz egy asszisztenstől. Megkéred, hogy „csináljon valamit a közösségi médiával”, és hónapok múlva sincs eredmény. Nem azért, mert rosszul dolgozik, hanem mert stratégiát vártál tőle, ő pedig a posztok ütemezését vállalta.
• Napi teendőkre szakembert hívsz. Egy marketinges vagy egy fejlesztő drága és rossz választás a levelek szétválogatására, és jó eséllyel hamar továbblép.

VA és szakember egy pillantásra

Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, melyik irány illik a feladatodhoz. A táblázat a tipikus helyzetet írja le, a valóságban sok az átmenet, erről később lesz szó.

Szempont	Virtuális asszisztens	Szakember szabadúszó
Mit kapsz tőle?	Folyamatos tehermentesítést több területen	Kész szakmai eredményt egy területen
Tipikus feladat	Levelezés, naptár, számlák, ügyfélkérdések	Arculat, weboldal, szöveg, stratégia, fordítás
Elszámolás	Jellemzően havi keret vagy óradíj	Jellemzően projektdíj
Együttműködés hossza	Hónapokig, évekig tart	Projektenként indul és zárul
Ki hozza a döntéseket?	Te döntesz, ő végrehajt és rendet tart	Ő hozza a szakmai döntéseket
Mit kell előkészítened?	Feladatleírást, hozzáféréseket, határokat	Célt, keretet, határidőt, elfogadási feltételt
Mire figyelj?	Homályos feladatkör, feladatkúszás	Alulbecsült projekt, végtelen javítási kör

Melyik feladathoz kit keress?

A legegyszerűbb, ha a feladataidat két kérdés mentén nézed meg: ismétlődik-e hétről hétre, és kell-e hozzá szakmai döntés. Az ábra ezt a gondolatmenetet mutatja.

A gyakorlatban a feladatok nagy része egyértelműen besorolható. Az alábbi táblázat néhány gyakori példát mutat, a szokásos elszámolással együtt.

Feladat	Kit keress?	Szokásos elszámolás	Mit készíts elő?
E-mail-fiók és naptár kezelése	Virtuális asszisztens	Havi keret	Szabályokat: mire válaszolhat, mit továbbítson
Ügyfélkérdések megválaszolása	Ügyfélszolgálati VA	Havi keret	Gyakori kérdések és válaszok listája
Számlák összegyűjtése a könyvelőnek	Könyvelés-előkészítő VA	Havi keret	Hol keletkeznek a számlák, mi a határidő
Posztok ütemezése kész anyagból	Közösségimédia-VA	Havi keret	Tartalomnaptár, kész képek és szövegek
Közösségimédia-stratégia	Marketinges szakember	Projektdíj	Cél, célcsoport, költségkeret
Logó és arculat	Grafikus	Projektdíj	Ízlésminták, felhasználási helyek
Weboldal elkészítése	Fejlesztő vagy webdesigner	Projektdíj	Oldaltérkép, szövegek, határidő
Könyvelés, bevallás	Könyvelő	Havi díj	Bizonylatok, hozzáférések

Ha teljes listát keresel arról, mit adhatsz át egyáltalán, a kiszervezhető feladatok katalógusa területenként sorra veszi a lehetőségeket.

A szürke zóna: ha egy ember mindkettőt vállalja

Sok szabadúszó dolgozik a két szerep határán. Egy tapasztalt VA nemcsak kiküldi a hírlevelet, hanem meg is írja és témát is javasol. Egy szövegíró pedig, aki havi keretben dolgozik nálad, apró asszisztensi feladatokat is elvihet. Ez megbízóként kifejezetten jó lehet, mert egy embert kell betanítanod, és ő ismeri a vállalkozásodat.

Három terület, ahol a határ a gyakorlatban látszik:

Döntési menet lépésről lépésre

A leggyakoribb hiba, hogy a keresés a címkéből indul ki: „kell egy VA”. Ilyenkor a jelentkezők sem tudják, mit vállalnak, és te sem tudod, kit válassz. Ha viszont először a feladatot írod le, a szerep szinte magától kiderül.

1. Írd le egy hét teendőit. Egy héten át jegyezd fel, mire megy el az időd. Ebből derül ki, mit adnál át valójában, és mennyi időről van szó.
2. Válogasd szét a feladatokat. Tegyél két oszlopba mindent: ismétlődő, napi teendők (levelek, naptár, számlák) és egyszeri, szakmai munkák (weboldal, arculat, stratégia).
3. Rendeld hozzá a szerepet. Az ismétlődő, több területet érintő munkára virtuális asszisztenst keress, havi keretben. Egy szakterületi eredményre szakembert, projektre.
4. Ha mindkettő kell, ne egy embertől várd mindet. A VA tartja rendben a hétköznapokat, a szakembert pedig projektre hívod. Ha valaki mindkettőt vállalja, a szerepeket és a díjakat külön rögzítsétek.
5. Írd le az elvárt eredményt. Ne azt, hogy „segíts a közösségi médiában”, hanem azt, hogy „heti három poszt ütemezése a kész anyagokból, kommentek megválaszolása 24 órán belül”.
6. Kezdj egy próbaidőszakkal. Egy-két hónap vagy egy kisebb részprojekt után kiderül, működik-e az együttműködés, mielőtt hosszú távra elköteleződnél.

Ha az első hónap teendőit is szeretnéd előre végiggondolni, a szabadúszó vagy VA betanításáról szóló cikkünk hétről hétre végigvezet rajta.

Hogyan írd meg a megkeresést?

A jó megkeresés fele munka. Ha pontosan leírod, mit vársz, a jelentkezők is pontosan tudják, vállalják-e, és már az első beszélgetésen konkrétumokról beszélhettek. Ugyanaz a szándék másképp hangzik, attól függően, kit keresel.

A pontos változatból a jelentkező azt is látja, hogy rendezett megbízóval lesz dolga. Ez nem mellékes: a tapasztalt segítők szívesebben dolgoznak olyan ügyféllel, akinél a feladat előre le van írva.

Mit nézz meg a jelöltnél?

Megbízóként érthető, hogy valamilyen biztosítékot keresel: egy tanúsítványt, egy oklevelet, egy hivatalos minősítést. A VA-munkára azonban nincs egységes, kötelező szabvány, és a megnevezés sem védett. Vannak önkéntes keretek: a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesülete például etikai kódexet tett közzé, amelynek elfogadói többek között írásos szerződést, a feladatok és határidők világos rögzítését, az adatok bizalmas kezelését és a saját kompetenciájukon belüli munkát vállalják.

Egy ilyen kódex elfogadása vagy egy elvégzett képzés jó jel, de nem garancia. Többet mond, ha a gyakorlatban látod, hogyan dolgozik a jelölt.

• A szolgáltatásleírása konkrét: tudod belőle, milyen feladatokat vállal és melyeket nem.
• Van referenciája vagy munkamintája, amelyet meg tudsz nézni.
• Az első beszélgetésen kérdez a feladatról, nem csak igent mond mindenre.
• Írásban rögzíti az ajánlatát: a díjat, az elszámolás módját és a határidőket.
• Szakembernél: előre megmondja, hány javítási kör fér bele az árba.
• Elfogadja, hogy egy kisebb, fizetett próbafeladattal kezdjetek.

Jogi keret megbízóként: mire figyelj?

Ez a fejezet általános tájékoztatás, nem jogi tanács. A saját helyzetedről kérdezd a könyvelődet vagy egy jogászt.

Akár VA-val, akár szakemberrel dolgozol, jogilag vállalkozóval szerződsz, aki számlát ad. A megnevezés itt nem számít, a tényleges munkavégzés viszont igen. A Munka törvénykönyve szerint munkaviszonyban a munkavállaló a munkáltató irányítása szerint dolgozik. Az adózás rendjéről szóló törvény 2. §-a pedig kimondja, hogy az adóhatóság a szerződéseket a valódi tartalmuk szerint minősíti. Vagyis nem a szerződés címe dönt, hanem az, hogyan dolgoztok ténylegesen.

A VA-knál ez azért fontosabb, mert a folyamatos, beépülő munka könnyebben csúszik ebbe az irányba, mint egy lezárt projekt. A megoldás nem az, hogy kerüld a havi keretet, hanem hogy a feladatköröket írásban rögzítsétek, és a segítőd maga oszthassa be, mikor és hogyan dolgozik. Számíts arra is, hogy a munkához hozzáférést kell adnod a fiókjaidhoz: ennek biztonságos módját a hozzáférés-megosztásról szóló cikkünk mutatja be.