Szabadúszó és virtuális asszisztens munka: indulás, árazás, szerződés

A szabadúszó munka kívülről egyszerűnek tűnik: valaki otthonról tervez egy logót, megír egy weboldalszöveget, vagy virtuális asszisztensként, röviden VA-ként, segít egy vállalkozónak a levelezésben, a naptárban, a számlákban. Belülről viszont egy kis vállalkozás, öt egymásra épülő területtel. Ki kell találnod, mit kínálsz és kinek. Meg kell határoznod az árat. Be kell osztanod a napodat több ügyfél között. Rendszert kell építened, hogy semmi ne csússzon el. És írásban kell rögzítened, hogyan dolgoztok együtt.

Ez az útmutató ezt az öt területet fogja össze. A példák egy része asszisztensi munkából jön, de az elvek minden szabadúszóra érvényesek, legyél grafikus, szövegíró, fejlesztő vagy fordító. Minden témánál elmondjuk a legfontosabb alapelveket, megmutatjuk, melyik részletes cikkünk viszi tovább a kérdést, és adunk egy döntési keretet, egy hibalistát és egy útvonalat arra, mivel kezdd, ha most indulsz, és mivel, ha már van pár ügyfeled.

Mit jelent szabadúszóként vagy VA-ként dolgozni?

A Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület (VAME) meghatározása szerint a virtuális asszisztens gyűjtőfogalom: olyan szakembert jelent, aki távolról segíti egy vagy több vállalkozás működését, és szakosodhat például adminisztrációra, marketingre vagy tartalomkészítésre. A legfontosabb különbség egy otthonról dolgozó alkalmazotthoz képest az, hogy a VA, ahogy minden szabadúszó, vállalkozó: szerződéssel dolgozik, és maga felel az adózásáért.

Ez elsőre jogi apróságnak hangzik, pedig minden mást meghatároz. Alkalmazottként a munkáltató dönti el, mit csinálsz, mennyiért és mikor. Vállalkozóként ezt mind neked kell eldöntened, és a döntéseid következményeit is te viseled. Ha rosszul árazol, nem a cég fizeti meg. Ha nem írod le a feladatkört, nem a HR rendezi a vitát.

A szabadúszó munka ezért két rétegből áll. Az egyik maga a szolgáltatás: amit az ügyfél lát és megfizet, például egy weboldal szövege, egy új logó vagy a havi számlák összegyűjtése a könyvelőnek. A másik a működés: az árazás, az időbeosztás, a projektek követése és a szerződések. Ezért senki nem fizet közvetlenül, mégis ettől függ, hogy a szolgáltatásból megélhetés lesz-e, vagy csak sok munka.

Merre indulj?

Ha konkrét kérdéssel érkeztél, ez a táblázat megmutatja, melyik cikkünk ad rá részletes választ. A sorrend nagyjából követi egy szabadúszó vállalkozás életútját, az első lépésektől a működő ügyfélkapcsolatokig.

Ha ez a kérdésed	Ezt olvasd el	Mit kapsz belőle
Most kezdeném, hol induljak?	Hogyan legyél virtuális asszisztens	Hét lépés az önfelméréstől az első ügyfélig
Melyik adózási forma illik hozzám?	Vállalkozási forma választás	Döntési szempontok a könyvelői egyeztetéshez
Mennyit kérjek, és milyen formában?	Árazási modellek szabadúszóknak	Minimális óradíj és öt árazási modell számpéldával
Szétesik a napom több ügyféllel	Időmenedzsment otthonról	Időblokkok, kommunikációs ablakok, minta hét
Nem látom át, kinek mit ígértem	Projektmenedzsment otthonról	Öt állomásos rendszer és kapacitásszámítás
Mi kerüljön a szerződésbe?	VA-szerződés pontról pontra	Tíz pont mintaszövegekkel, adatfeldolgozással
Igent mondtak, most mi jön?	Ügyfél-onboarding ellenőrzőlista	Kipipálható lista az első hetekre

A szabadúszó működés öt területe

Az öt terület nem egymás mellett áll, hanem egymásra épül. Az indulásnál eldöntöd, mit kínálsz, ebből jön az ár, az árból és az ügyfelek számából a heti időbeosztás, az időbeosztásból a projektek rendje, és mindezt a szerződés foglalja keretbe. Ha valamelyik hiányzik, a többi is megbillen.

Van az ábrán egy visszafelé mutató nyíl is, és ez talán a legfontosabb kapcsolat. Az árat eleinte becslésből határozod meg, az időmérés viszont pár hét alatt megmutatja, mennyi munka van valójában egy feladaton. Ha a mérés szerint a 20 órás csomag valójában 28 óra, akkor nem a tempódon kell változtatni, hanem az áron vagy a csomag tartalmán.

A területek mögött négy alapelv áll, amelyek minden részletes cikkünkben visszaköszönnek:

Indulás: az ötlettől az első számláig

Az indulásnál a legtöbben a technikai részen akadnak el: milyen vállalkozási forma kell, melyik szoftvert vegyék meg. Pedig az első és legnehezebb döntés az, hogy mit kínálsz és kinek. A „mindenféle adminisztratív támogatás” vagy a „bármilyen grafika” szerénynek hangzik, de az ügyfél fejében nem áll össze belőle semmi konkrét. Egy egymondatos ajánlat, amiből kiderül a célcsoport, a feladat és az eredmény, sokkal több ajtót nyit ki.

A hogyan legyél virtuális asszisztens Magyarországon című cikkünk hét lépésben vezet végig az ötlettől az első szerződésig. Önfelméréssel kezdesz, amiből kiderül, melyik feladatokban vagy erős és mit csinálsz szívesen. Utána jön a szolgáltatás és a célcsoport kiválasztása, a vállalkozás bejelentése, egy szűk eszközkészlet, a kezdő árazás, a mintamunkákból összerakott portfólió és az első ügyfelek. A cikk becsült időtartamokat is ad az egyes szakaszokhoz, és azt is megmutatja, melyik lépés futhat párhuzamosan.

A vállalkozási formánál, bármilyen szakmában szabadúszol, a legfontosabb, hogy előbb könyvelővel beszélj, és csak utána jelentsd be a tevékenységet. Az adózási mód, a tevékenységi kódok és az áfa-beállítás együtt határozza meg, mennyi marad a bevételedből, és ezeket egyszerűbb elsőre jól beállítani. A lehetőségeket és a döntési szempontokat a vállalkozási forma választásáról szóló útmutatónk veszi sorra, hogy felkészülten menj az egyeztetésre.

Az eszközöknél a kevesebb több. Az első hónapokban elég egy külön, munkára használt e-mail-cím, egy naptár, egy feladatkezelő, egy időmérő, egy jelszókezelő és egy számlázó. Hogy melyik kategóriában mi a jó ingyenes vagy olcsó kezdés, azt a kezdő VA eszközkészletéről szóló cikkünkben gyűjtöttük össze.

Az első ügyfél ritkán idegen. Sokkal gyakrabban volt kolléga, ismerős vállalkozó, vagy valaki, akinek egy ismerősöd ajánlott. Ezért az első feladat nem a hirdetés, hanem az, hogy a környezeted tudja, mivel foglalkozol. Az első három ügyfél megszerzéséhez négyhetes tervet és mintaüzeneteket az első ügyfelekről szóló cikkünkben találsz.

Árazás: a padlótól a csomagig

Az árazás az a pont, ahol a legtöbb kezdő szabadúszó bizonytalan, és ezért túl alacsonyan kezd. Pedig az ár alja nem bátorság kérdése, hanem egy számítás eredménye. Össze kell adnod, mennyit szeretnél havonta hazavinni, mennyi a költséged, és mennyi adót és járulékot fizetsz. Ezt elosztod a számlázható órákkal, vagyis azokkal, amelyekért ténylegesen fizet valaki. Az ajánlatírás, a saját adminisztrációd és a tanulás is munka, de ezeket senki nem fizeti ki.

Az árazási modellekről szóló cikkünk lépésenként végigvezet ezen a számításon, majd öt modellt mutat be: óradíjat, havi csomagot, projektdíjat, darabárat és az egyszeri tételeket, például a felárat vagy a költségtérítést. Mindegyiknél leírja, mikor érdemes választani, mire figyelj, és hogyan mondd el az ügyfélnek. A végén azt is megmutatja, hogyan kombinálhatod a modelleket, és hogyan véd meg a havi csomag szabályai közül a túlóradíj és az átviteli korlát.

Egy fontos fogalom, ami minden árazási modellnél előjön: a scope creep, magyarul feladatkör-csúszás. Ez az, amikor a munka terjedelme menet közben, tervezetlenül bővül, többnyire azért, mert az elején nem volt elég pontosan leírva. Ritkán egy nagy kérés okozza, inkább sok apró „ezt még gyorsan megnéznéd?”. Ellene a legjobb védekezés a konkrétan leírt feladatkör, és egy kész válasz az új kérésekre. Ha az ügyfél kérései szétszórtak, a leírt feladatkör neki is rendet ad, és ez legalább annyira a te értéked, mint maga a munka.

Az ár akkor ér valamit, ha írásban is megjelenik. Az ajánlat az első hely, ahol az ügyfél minden részletet figyelmesen elolvas, ezért itt érdemes rögzíteni a csomag tartalmát, a túlóradíjat és azt is, mi nincs benne. Az ajánlat felépítéséről és az utánkövetésről az árajánlat-készítésről szóló cikkünk ad vázat és mintaszövegeket.

Időbeosztás: a nap és a hét kerete

Otthonról dolgozva senki nem húzza meg helyetted a nap kereteit. Nincs ingázás, ami elválasztja a munkát a magánélettől, viszont van három ügyfél, akik mind úgy írnak, mintha ők lennének az egyetlenek. A nap ezért könnyen azt követi, ami éppen hangosabb: egy új e-mailt, egy hívást, egy „gyors kérdést”.

Az időmenedzsment-trükkökről szóló cikkünk tíz módszert mutat be, és mindegyiknél leírja, kinek ajánlott és mire figyelj. A gerinc három eszköz: az időblokkolás (előre kijelölt idősávok egy-egy feladatra), a kötegelés (hasonló apró feladatok egy blokkban) és az időkeret (egy feladatra szánt idő felső határa). Ehhez jön a napindítás és a napzárás, a kommunikációs ablakok, és egy minta heti beosztás három ügyféllel. A cikk végén egy lépéssor napi egy újdonsággal vezeti be a szokásokat egy hét alatt.

Az időbeosztás egyik legfontosabb eleme nem módszer, hanem megállapodás: előre, írásban mondd ki az ügyfeleidnek, mikor dolgozol, mennyi idő alatt válaszolsz, és hogyan érnek el, ha tényleg sürgős valami. Ezt a legkönnyebb az együttműködés elején rögzíteni, ezért az elérhetőség a szerződésben is helyet kap.

A másik elem az időmérés. Sokan csak az elszámoláshoz mérik az idejüket, pedig ez a legjobb visszajelzés arról, hogy a terved mennyire volt valós. Ha azt is méred, amiért nem fizetnek (ajánlatírás, saját admin, tanulás), a hónap végén látod, mennyi a számlázható órák valódi aránya, és ez visszavezet az árazáshoz.

Projektek: rendszer, amiben semmi nem csúszik el

Amíg egy-két ügyfeled van, minden elfér a fejedben. A harmadik-negyedik ügyfélnél, egy-egy nagyobb projekttel, ez megszűnik működni. Ilyenkor nem több akaraterő kell, hanem egy rendszer, amelyben minden munkának van gazdája, határideje és következő lépése. Amit egyszer így rendszerbe tettél, azt a következő ügyfélnél már nem kell újra kitalálnod.

A projektmenedzsment otthonról című cikkünk egy olyan rendszert épít fel, ami egyedül vagy egy-két alvállalkozóval is működik. Abból indul ki, hogy projekt minden, aminek legalább két lépése van, és egy projektet nem lehet „megcsinálni”, csak a következő lépését. Bemutat egy öt állomásos folyamatot (beérkező, tervezés, végrehajtás, ellenőrzés, lezárás), az ügyfelenkénti táblákat azonos oszlopokkal, a „Folyamatban” oszlop korlátozását és egy heti kapacitásszámítást. Kitér arra is, hogyan add ki a munkát alvállalkozónak úgy, hogy az ügyfél felé te maradj a felelős.

A kapacitásnál van egy jól ismert csapda: a tervezési tévedés, amelyet Daniel Kahneman és Amos Tversky írt le 1979-ben. Lényege, hogy hajlamosak vagyunk alábecsülni, mennyi ideig tart egy feladat, még akkor is, ha a korábbi hasonló feladataink rendre tovább tartottak. A megoldás nem az, hogy jobban becsülsz, hanem hogy méred az idődet, és tartalékot hagysz a határidők előtt.

A rendszer harmadik eleme a dokumentáció. Minden nagyobb projekthez elég egy rövid projektlap: cél és határok, hozzáférések és anyagok, döntésnapló, tanulságok. Ha egy projekttípus rendszeresen visszatér, a lépéseit érdemes munkautasításba rendezni. Ehhez az SOP-írásról szóló cikkünk ad sablont, ahol az SOP egy lépésről lépésre leírt munkautasítást jelent.

Szerződés: írásban, mielőtt elindul a munka

Az első ügyfeleknél sokan pár e-maillel vagy egy chatüzenettel indulnak. Amíg minden simán megy, ez elég is. A gond akkor kezdődik, amikor az ügyfél többet kér, később fizet, vagy egyik napról a másikra megszüntetné az együttműködést. Az írásos megállapodás nem a bizalmatlanság jele, hanem azt rögzíti, amit mindketten gondoltok, csak éppen nem ugyanúgy.

A virtuális asszisztens szerződésről szóló cikkünk tíz pontban veszi sorra, mi kerüljön egy szabadúszó és ügyfél közötti együttműködési megállapodásba: a felek, a szolgáltatás köre és ami nem része, a díjazás, a határidők és az elérhetőség, a kommunikáció, a titoktartás, az adatkezelés, a szellemi tulajdon, a felmondás és a felelősség. Mindegyik pontnál elmagyarázza, miért fontos, és mintaszöveget is ad. A végén egy hatlépéses menet mutatja meg, hogyan lesz egyetlen sablonból minden ügyfélnél gyorsan kitölthető megállapodás.

A legtöbb kezdő szabadúszó az adatkezelési pontot nem ismeri, pedig szinte mindenkit érint. Ha az ügyfeled ügyfeleinek személyes adataival dolgozol, az ügyfeled jellemzően adatkezelő, te pedig adatfeldolgozó: az ő megbízásából és utasításai szerint kezeled az adatokat. Az Európai Bizottság adatkezelőről és adatfeldolgozóról szóló oldala példákon mutatja be a különbséget, és azt is, hogy az adatfeldolgozó feladatait szerződésben kell rögzíteni. Az adatvédelmi rendelet, a GDPR szövege magyarul a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) oldalán is elérhető.

A megállapodás aláírása nem mindig papíron történik. Hogy mikor érvényes egy e-mailes elfogadás vagy egy elektronikus aláírás, és hogyan tudod később bizonyítani, arról az elektronikus szerződéskötésről szóló cikkünk ír. Az aláírás után jön az onboarding, vagyis az új ügyfél bevezetése: hozzáférések, csatornák, első hét. Ehhez az ügyfél-onboarding ellenőrzőlistánk ad kapaszkodót. A másik végén pedig, ha egy együttműködés lezárul, a szerződés megszűnésekor teendőkről szóló útmutatónk segít rendben átadni a fiókokat, a jelszavakat és az adatokat.

Ha VA vagy, vagy csak kíváncsi vagy, mit vár el a szakma egy külsős segítőtől, érdemes elolvasni a VAME etikai kódexét is. Az ügyfélkapcsolatokról szóló része pontosan azt mondja ki, amiről ez a fejezet szól: írásos megállapodást, titoktartást, határidőtartást, és azt, hogy csak olyan munkát vállalj, amihez értesz és amire van kapacitásod.

Döntési keret: mielőtt igent mondasz egy új munkára

Az öt terület a gyakorlatban egyetlen pillanatban találkozik: amikor valaki megkérdezi, elvállalod-e. Ilyenkor könnyű lelkesedésből igent mondani, aztán két hét múlva rájönni, hogy nem fér bele, nem éri meg, vagy nincs leírva, mire vállalkoztál. Ez az öt kérdés segít, hogy az igen tudatos legyen:

• Illik a szolgáltatásodhoz? Olyan munka, amihez értesz, és amit a bemutatkozásodban is kínálsz? Ha nem, mondd meg őszintén, vagy ajánlj valakit.
• Eléri a minimális óradíjadat? Számold vissza óradíjra akkor is, ha csomagról vagy projektdíjról van szó.
• Belefér a kapacitásodba? Nézd meg a heti tervezhető óráidat, és a határidőt ebből mondd meg, ne abból, hogy „ha mindent beleadok”.
• Le tudod írni a feladatkört? Ha nem tudod konkrétan leírni, mi van benne és mi nincs, előbb kérdezz.
• Van írásos keret? Ajánlat, megállapodás, és ha személyes adatokkal dolgozol, adatfeldolgozói melléklet.

Gyakori hibák, és mit csinálj helyettük

A legtöbb szabadúszó vállalkozás nem egy nagy hibán csúszik el, hanem néhány apró szokáson, amelyek hónapról hónapra visznek el időt és pénzt. Ezek a leggyakoribbak:

• Az árat a konkurencia árából vagy megérzésből határozod meg, nem a saját számításodból.
• „Mindenféle támogatást” kínálsz, így senki nem tudja, mire hívjon.
• Csomagban dolgozol, de nem méred az idődet, ezért nem veszed észre, hogy a 20 óra valójában 28.
• A feladatokat a levelezésben tartod, és a heti áttekintés helyett a határidő előtti este derül ki, mi maradt el.
• Ismerősnek, „szívességből” írásos megállapodás nélkül kezdesz dolgozni.
• Személyes adatokkal dolgozol, de nincs adatfeldolgozói megállapodásod.
• Határidőt mondasz anélkül, hogy megnéznéd, mennyi szabad órád van a héten.

Mindegyik hibának ugyanaz a gyökere: valamit fejben tartasz, amit le kellene írni. Az ár egy számítás, a kapacitás egy szám, a feladatkör egy lista, a megállapodás egy dokumentum. Ha ezek megvannak, a döntések nagy része magától eldől.

Hol kezdd? Útvonal kezdőknek és haladóknak

Ha most indulsz, az első négy lépés neked szól. Ha már van két-három ügyfeled, és érzed, hogy kezd szétcsúszni a működés, ugorj az ötödikhez.

1. Kezdőknek: fogalmazd meg az ajánlatodat. Önfelmérés, egy-három feladat, egy célcsoport és egy egymondatos ajánlat. Ehhez a hogyan legyél VA cikk ad lépéseket.
2. Kezdőknek: számold ki a minimális óradíjadat. Mielőtt bárkinek árat mondasz, legyen meg a padló. A menetet az árazási modellekről szóló cikk mutatja be.
3. Kezdőknek: készíts szerződéssablont. A tíz pontot egyszer írd meg, nézesd át ügyvéddel, és minden ügyfélnél csak töltsd ki. Kiindulásnak a VA-szerződésről szóló cikk jó.
4. Kezdőknek: vezesd be a napindítást és az időmérést. Reggel három fő feladat, napközben minden ügyfélmunka mérve. Ez már az első ügyfélnél is visszajelzést ad.
5. Haladóknak: nézd át a csomagjaidat az időmérés alapján. Hol dolgozol rendszeresen többet a keretnél? Ott vagy a túlóradíjat érvényesítsd, vagy nagyobb csomagot ajánlj.
6. Haladóknak: építs projektrendszert. Ügyfelenként egy tábla azonos oszlopokkal, egy közös naptár, korlát a folyamatban lévő munkákon, és egy kiszámolt heti kapacitás. A projektmenedzsment otthonról cikk egy hét alatt felállítja.
7. Haladóknak: védd meg a heted. Kommunikációs ablakok, ügyfelenkénti fókusznapok és heti áttekintés. A minta hetet és a bevezetés lépéseit az időmenedzsment-cikkben találod.

Gyakori kérdések

Kell-e végzettség a virtuális asszisztens munkához?

Általános adminisztratív vagy szervezési feladatokhoz jellemzően nem a papír számít, hanem a megbízhatóság, a jó írásbeli kommunikáció és egy terület, amiben már most erős vagy. Vannak viszont szakmai területek, például a könyvelés vagy a bérszámfejtés, amelyekhez saját képesítési szabályok tartoznak. Ha ilyet vállalnál, előtte nézz utána, mit ír elő rá a jogszabály.

Lehet-e munkaviszony mellett szabadúszónak vagy VA-nak lenni?

Igen, sokan mellékállású egyéni vállalkozóként kezdik, és csak később váltanak főállásra. Két dologra figyelj: a munkaszerződésedben lehet olyan kikötés, ami korlátozza a mellékes tevékenységet, és a mellékállás más adózási következményekkel járhat. Az elsőt a munkáltatóddal, a másodikat a könyvelőddel tisztázd.

Hány ügyfél kell egy teljes állású szabadúszónak?

Ez az árazásodtól és a csomagjaid méretétől függ, nem egy általános számtól. Számold ki a heti tervezhető ügyfélóráidat (a munkaidőből levonva az adminisztrációt, a marketinget és egy tartalékot), és nézd meg, hány csomag fér bele. Szemléltetésként: heti 22 tervezhető órába nagyjából négy-öt havi 20 órás csomag fér el, de egyetlen nagyobb ügyféllel is kitölthető.

Mennyi idő alatt lesz meg az első ügyfél?

Erre nincs garantált válasz, a részletes cikkünk szemléltető becslése egy-három hónap részmunkaidős indulásnál. Sokat gyorsít, ha az ügyfélkeresést nem hagyod a végére, hanem a vállalkozás bejelentésével és a portfólió készítésével párhuzamosan kezded, és az ismerőseidnek már az első héten megírod, mivel foglalkozol.

Mikor és hogyan emeljek árat?

Akkor érdemes, ha a kapacitásod rendszeresen tele van, ha az időmérés szerint egy csomag tartósan túllépi a keretet, vagy ha a költségeid nőttek. Az új árat előre, írásban jelezd, és igazítsd a megállapodásod felmondási idejéhez, hogy az ügyfélnek legyen ideje dönteni. Új ügyfeleknél az új ár már az első ajánlatban szerepeljen.

Elég-e egy e-mailes megegyezés szerződésnek?

Kisebb, egyszeri munkánál egy pontos ajánlat és annak írásos elfogadása jó kiindulópont, de a tartós együttműködésnél érdemes a teljes megállapodást rögzíteni, mert a felmondás, a felelősség és az adatkezelés így is, úgy is előkerül. Hogy mikor érvényes és hogyan bizonyítható az elektronikus elfogadás, azt az elektronikus szerződéskötésről szóló cikkünk részletezi.

Minden cikk a témában

• Szabadúszó szerződés: mi kerüljön az együttműködési megállapodásba?Szabadúszó szerződés pontról pontra, grafikustól a virtuális asszisztensig: feladatkör, díjazás, titoktartás, adatkezelés, felmondás, mintaszövegekkel.
• Hogyan legyél virtuális asszisztens? Szabadúszó indulás lépésről lépésreHogyan legyek virtuális asszisztens? Szabadúszó indulás lépésről lépésre: készségek, szolgáltatás, vállalkozási forma, eszközök, árazás, első ügyfelek.
• Projektmenedzsment otthonról: egyszerű rendszer egyedül vagy kis csapattalProjektmenedzsment otthonról szabadúszóknak és VA-knak: öt állomásos rendszer, ügyfelenkénti áttekintés, határidők, kapacitás és dokumentáció.
• Időmenedzsment trükkök otthonról dolgozóknak: így osszd be a napod több ügyféllelKipróbálható időmenedzsment tippek szabadúszóknak és VA-knak: időblokkok, kötegelés, kommunikációs ablakok, időmérés és egy minta hét.
• Óradíj, havi csomag vagy projektdíj? Árazás szabadúszóknak és VA-knakÁrazás szabadúszóknak és virtuális asszisztenseknek: öt modell számpéldákkal, mikor melyik jó, és hogyan számold ki a minimális óradíjadat.