Hogyan legyél virtuális asszisztens? Szabadúszó indulás lépésről lépésre

Sokan úgy kezdenek bele, hogy „értek az adminisztrációhoz, ezt otthonról is tudnám csinálni”. Ez jó kiindulópont, de a virtuális asszisztencia, mint minden szabadúszó munka, nem otthoni munkahely, hanem saját vállalkozás: te döntöd el, mit kínálsz, mennyiért, kinek, és te intézed a számlázást, az adózást és az ügyfélszerzést is.

Ebben a cikkben sorra vesszük, mit kell tenned az ötlettől az első kiállított számláig. Megnézzük, mi is pontosan a virtuális asszisztensi munka, milyen készségek kellenek hozzá, hogyan válassz szolgáltatást, mire figyelj a vállalkozás indításánál, milyen eszközökkel indulj, hogyan áraz egy kezdő, és honnan jönnek az első ügyfelek. Nem kell hozzá előzetes vállalkozói tapasztalat, csak egy kis rendszeresség. A lépések nagy része, a vállalkozási formától az árazáson át a portfólióig, bármilyen szabadúszó indulásához ugyanígy használható, legyen szó grafikusról, szövegíróról vagy fordítóról.

Mi a VA munka valójában?

A virtuális asszisztens (VA) olyan szakember, aki távolról, a saját eszközeivel segíti más vállalkozások működését. A Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület (VAME) definíciója szerint ez gyűjtőfogalom: lehet valaki adminisztrációra, marketingre vagy tartalomkészítésre szakosodott VA, és egyszerre több ügyfélnek is dolgozhat. A lényeg, hogy nem munkavállaló, hanem vállalkozó, vagyis szabadúszó, aki szerződéssel dolgozik, és maga intézi az adózását.

A támogatás lehet adminisztratív, technikai vagy kreatív, és többnyire otthonról, e-mailen, telefonon és online eszközökön keresztül zajlik. Az ügyfélnek nem kell irodát, gépet vagy munkaszerződést adnia: szolgáltatást vásárol tőled, ahogy egy könyvelőtől vagy egy grafikustól.

Ez a gyakorlatban három dolgot jelent:

• Te választod meg a munkát. Nem egy munkaköri leírásba kell beleférned, hanem te döntöd el, milyen feladatokat vállalsz.
• Te viseled a kockázatot. Ha egy hónapban kevesebb a munka, kevesebb a bevétel is. Nincs fizetett szabadság és betegszabadság, ezt az árazásban kell kigazdálkodnod.
• Te vagy a saját irodád. Számlázás, könyvelővel egyeztetés, ügyfélszerzés, adatbiztonság: ezek is a munkád részei, csak ezekért senki nem fizet közvetlenül.

Az út egy pillantásra

Mielőtt egyenként végigmegyünk a lépéseken, itt az egész folyamat egy táblázatban. Az időtartamok a mi becsléseink részmunkaidős indulásra, és több lépés párhuzamosan is futhat.

Lépés	Mi a teendő?	Mi az eredménye?	Idő (becslés)
1. Önfelmérés	Készségek és tapasztalatok összeírása	Lista az erősségeidről	2–3 nap
2. Szolgáltatás	Feladatkör és célcsoport kiválasztása	Egymondatos ajánlat	1–2 hét
3. Vállalkozás	Könyvelő, NAV-bejelentés, számlázó	Adószám, kiállítható számla	1–2 hét
4. Eszközök	Alapkészlet beállítása	Működő munkakörnyezet	Pár nap
5. Árazás	Minimális óradíj, első csomag	Kimondható ár	2–3 nap
6. Portfólió	Mintamunkák, bemutatkozó oldal	Megmutatható referenciák	1–2 hét
7. Első ügyfelek	Megkeresések, ajánlások, közösségek	Első szerződés	1–3 hónap

Milyen készségek kellenek?

A jó hír: VA-nak nem kell mindenhez értened. Az viszont fontos, hogy amit vállalsz, azt megbízhatóan csináld. A készségek nagyjából négy csoportba sorolhatók:

Ehhez jön még két dolog, amit nehéz tanítani: a megbízhatóság és a diszkréció. Egy VA sokszor hozzáfér az ügyfél e-mailjeihez, naptárához, ügyféladataihoz. Ha személyes adatokkal dolgozol, az adatvédelmi szabályok rád is vonatkoznak: az ügyfél ilyenkor jellemzően adatkezelő, te pedig adatfeldolgozó, és erről a GDPR 28. cikke szerint írásos megállapodás kell.

Válassz szolgáltatást és célcsoportot

A leggyakoribb kezdő hiba az, hogy valaki „mindenféle adminisztratív támogatást” kínál. Ez szerénynek hangzik, de az ügyfél fejében nem áll össze belőle semmi konkrét. Sokkal könnyebb igent mondani arra, aki pontosan azt kínálja, amire az ügyfélnek most szüksége van.

1. Válassz ki egy-három feladatot. Az önfelmérésből azokat, amelyekben erős vagy, például „e-mail fiók kezelése, naptárszervezés, számlák összegyűjtése a könyvelőnek”.
2. Gondold végig, kinek kell ez a legjobban. Egy egyéni coachnak? Egy kis webshopnak? Egy könyvelőirodának? Ha ismersz egy szakmát belülről, az óriási előny.
3. Írj egy egymondatos ajánlatot. Kinek, miben segítesz, és mit nyer vele. Ezt fogod mondani bemutatkozáskor, és ez kerül a profilodra is.
4. Teszteld élő emberen. Mondd el két-három ismerős vállalkozónak, és figyeld, értik-e elsőre. Ha visszakérdeznek, hogy „és ez pontosan mit jelent?”, még pontosíts.

Ha még nem tudod, mely feladatokat adják ki leggyakrabban a vállalkozók, segíthet a másik oldal szemével nézni: ebben a cikkben azt írtuk le, hogyan dönti el egy vállalkozó, mit szervezzen ki először.

Vállalkozási forma, röviden

Ahhoz, hogy számlát adhass, valamilyen vállalkozási formára szükséged lesz. A legtöbb kezdő VA, és általában a legtöbb kezdő szabadúszó, egyéni vállalkozóként indul, főállásban vagy munkaviszony mellett, mellékállásban. Ez a legegyszerűbb forma: nem kell cégalapítás, ügyvéd, és nincs bejegyzési díj sem.

A NAV egyéni vállalkozás indításáról szóló oldala szerint a tevékenység megkezdését a NAV Ügyfélportálján, a Vállalkozói Ügysegédben jelentheted be ügyfélkapus azonosítással, vagy személyesen egy NAV ügyfélszolgálaton. A bejelentés díj- és illetékmentes. Ha az űrlap hibátlan, a NAV megállapítja az adószámot, és a nyilvántartásba vétel napján már dolgozhatsz is.

A bejelentésnél ezeket kell előre végiggondolnod:

• Tevékenységek: a hivatalos tevékenységlistából (ÖVTJ-kódok) választod ki, mit fogsz csinálni. Kérd ki a könyvelőd véleményét, melyik kód illik a szolgáltatásodhoz.
• Adózási mód: ha cégeknek dolgozol, ma jellemzően az átalányadó és a vállalkozói jövedelem szerinti adózás közül választhatsz, mert a KATA jelenleg gyakorlatilag csak annak elérhető, aki kizárólag magánszemélyeknek számláz.
• Áfa: alanyi áfamentességet választhatsz egy éves értékhatárig. A pontos összeget és azt, hogy külföldi ügyfél esetén mi a teendő, a könyvelőd megmondja.
• Kamara: a NAV értesíti a területi gazdasági kamarát, de a NAV oldala szerint neked is be kell nyújtanod a kamarai űrlapot 5 munkanapon belül.

Eszközök: ennyi kell az induláshoz

Az eszközöknél könnyű túlzásba esni. Az első hónapokban nem kell tíz előfizetés, elég egy kis alapkészlet, amivel profin tudsz kommunikálni, mérni az idődet és biztonságosan kezelni az ügyfél adatait.

A minimum nagyjából ennyi: egy saját domaines vagy legalább külön, céges használatra szánt e-mail cím, egy naptár, egy feladatkezelő, egy időmérő, egy jelszókezelő és egy számlázó program. A konkrét eszközöket, ingyenes csomagjaikat és áraikat a kezdő VA eszközkészletéről szóló cikkünkben gyűjtöttük össze.

Árazás kezdőként

Az árazás az a pont, ahol a legtöbb kezdő szabadúszó bizonytalan, és ezért túl alacsonyan kezd. Pedig az ár nem a bátorságon múlik, hanem egy számításon: mennyi bevétel kell ahhoz, hogy a költségeid, az adód és a saját fizetésed kijöjjön, és ezt hány kiszámlázható órából kell összeszedned.

Ehhez két segítség is van. A VAME oldalán található költségkalkulátor összeadja a vállalkozásod havi és éves költségeit (adók, rezsi, eszközök, megtakarítás, saját fizetés), ebből pedig már te vezetheted le az óradíjat. A számolás menetét és az öt árazási modellt (óradíj, havi csomag, projektdíj, darabár, egyszeri tétel) pedig az árazási modellekről szóló cikkünkben mutattuk be részletesen.

Portfólió, akkor is, ha még nincs ügyfeled

A portfólió egy kis gyűjtemény, ami megmutatja, mit tudsz. Az első ügyfél előtt ez a legnagyobb fejtörés: honnan legyen referencia, ha még senkinek nem dolgoztál? Szerencsére a VA munkát, ahogy a legtöbb szabadúszó szolgáltatást, jól lehet mintamunkákkal bemutatni.

1. Készíts 2–3 mintamunkát. A szolgáltatásodhoz illőt: egy minta heti beosztást, egy rendbe tett, kitalált e-mail mappaszerkezetet, egy közösségi média ütemtervet, egy folyamatleírást. Kitalált cégre, valódi adatok nélkül.
2. Írd le a folyamatot is. Ne csak az eredményt mutasd, hanem azt is, hogyan jutottál el oda. Egy rövid, lépésenkénti leírás többet mond el a gondolkodásodról, mint egy kész táblázat. Ehhez a SOP-írásról szóló cikkünk ad sablont.
3. Gyűjtsd össze a korábbi tapasztalataidat. Ha alkalmazottként hasonló feladatokat végeztél, az is referencia. Írd le, mit csináltál, ügyfélneveket és bizalmas adatokat nélkülözve.
4. Tedd egy helyre. Egy egyszerű bemutatkozó oldal, egy közös mappa vagy egy kitöltött szakmai profil is elég. A lényeg, hogy egy linket el tudj küldeni.

Az első ügyfelek

Az első ügyfél ritkán egy idegen hirdetésre jelentkezik. Sokkal gyakrabban olyan valaki, aki már ismer téged, vagy ismer valakit, aki ismer. Ezért az első lépés nem a hirdetés, hanem az, hogy a környezeted tudjon róla, mit csinálsz.

Ha valaki érdeklődik, ne árral kezdj, hanem kérdésekkel: mit szeretne leadni, mennyi időt visz el most neki, milyen eszközöket használ. Utána küldj írásos ajánlatot, amiben pontosan benne van, mit vállalsz és mit nem. Sok vállalkozó azért keres VA-t, mert a teendői csak a fejében léteznek: ha segítesz ezeket leírni és rendbe tenni, nemcsak átveszed a munkát, hanem olyan értéket adsz, amiért később is téged keres. Ennek felépítéséről az árajánlatról szóló cikkünk szól, az indulás első napjaihoz pedig az ügyfél-onboarding ellenőrzőlistánk ad kapaszkodót.

• Ne vállalj olyan feladatot, amihez nem értesz, csak azért, hogy legyen ügyfeled.
• Ne dolgozz írásos megállapodás nélkül, akkor sem, ha ismerősről van szó.
• Ne adj „bevezető” árat határidő nélkül: ha kedvezményt adsz, írd le, meddig szól.

Közösség és szakmai háttér

Szabadúszóként egyedül dolgozni szabadság, de magányos is tud lenni, főleg az elején, amikor sok a kérdés. Sokat segít, ha van kitől kérdezni, és vannak kollégák, akik ugyanezen már túl vannak.

Itthon a VA szakma szakmai szervezete a Virtuális Asszisztensek Magyarországon Egyesület, amely egy 2017-ben indult VA-közösségből nőtt ki. Az egyesület találkozókat, szakmai programokat szervez, és van etikai kódexe is, ami jól összefoglalja, mit várhat el egy ügyfél egy VA-tól: írásos megállapodást, titoktartást, határidőtartást, és azt, hogy csak olyan munkát vállalj, amihez értesz. Kezdőként érdemes végigolvasni, akkor is, ha nem lépsz be.