Szabadúszó szerződés: mi kerüljön az együttműködési megállapodásba?

Az első ügyfeleknél sokan kézfogással, pár e-maillel vagy egy chatüzenettel indulnak: „Akkor jövő héttől viszed a levelezést, havi 20 óra, rendben?” Amíg minden simán megy, ez elég is. A gond akkor kezdődik, amikor az ügyfél többet kér, később fizet, vagy egyik napról a másikra megszüntetné az együttműködést.

Ebben a cikkben pontról pontra végigmegyünk azon, mi kerüljön egy szabadúszó szerződésbe, vagyis a közted és az ügyfeled közötti együttműködési megállapodásba. A példák egy része a virtuális asszisztensek, röviden VA-k munkájából jön, de a tíz pont ugyanúgy érvényes, ha grafikus, szövegíró, fejlesztő vagy fordító vagy. Mindegyik pontnál megmutatjuk, miért fontos, és adunk mintaszöveget is, amit a saját helyzetedre írhatsz át.

Miért kell írásos megállapodás, ha jól kijöttök?

Az együttműködési megállapodás nem a bizalmatlanság jele. Épp ellenkezőleg: azt rögzíti, amit mindketten gondoltok, csak éppen nem ugyanúgy. Az ügyfél fejében a „levelezés kezelése” jelentheti a hírlevél megírását is, a tiédben csak a beérkező levelek rendezését. Ebből nem rossz szándék, hanem félreértés lesz.

Az írásos megállapodás három dologban segít:

Az árajánlat és a megállapodás nem ugyanaz. Az ajánlat azt mondja meg, mit és mennyiért csinálsz. A megállapodás azt, hogyan dolgoztok együtt, és mi történik, ha valami elcsúszik. Ha az ajánlatot már jól felépítetted, abból sok mindent át tudsz venni, erről az árajánlat felépítéséről szóló cikkünkben írtunk részletesen.

A tíz pont egy pillantásra

Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, mi kell egy alapos megállapodásba. Lent mindegyik pontot kifejtjük.

Pont	Miért fontos?	Példa
Felek	Tudni kell, ki kivel szerződik	Cégnév, székhely, adószám, kapcsolattartó
Szolgáltatás köre	Ez dönti el, mi a munkád	E-mail-fiók kezelése, naptárszervezés
Nem része	Véd a feladatkör-csúszás ellen	Szövegírás, grafika nem része
Díjazás és elszámolás	Pénzügyi vita ritkábban lesz	20 órás havi csomag, túlóradíj
Határidők, elérhetőség	Reális elvárásokat állít	Hétköznap 9–16, válasz 1 munkanapon belül
Kommunikáció	Nem vesznek el a kérések	Feladat csak a közös táblán
Titoktartás	Az ügyfél nyugodtan átadhatja az adatait	Üzleti adat nem kerül ki
Adatkezelés	A GDPR írásos feldolgozói szerződést kér	Adatfeldolgozói megállapodás mellékletben
Szellemi tulajdon	Tisztázza, kié az elkészült anyag	Felhasználás a díj kifizetése után
Felmondás, felelősség	Rendezett kilépés, vállalható kockázat	30 napos felmondási idő

Nem kell mindent hosszan kifejteni. Egy kisebb ügyfélnél két-három oldal is elég, ha minden pont benne van. A lényeg nem a terjedelem, hanem az, hogy egyik pont se maradjon ki.

Felek, szolgáltatás köre, és ami nem része

Felek

Az első pont a legegyszerűbb, mégis gyakran hiányos. Írd le mindkét fél teljes nevét vagy cégnevét, a székhelyét, az adószámát, és azt, ki a kapcsolattartó. Ha az ügyfél egy cég, de a napi munkát egy munkatárs adja ki, nevezd meg őt is: így egyértelmű, kinek a kérését kell teljesítened.

A szolgáltatás köre

Ez a megállapodás szíve. A „tipikus” hiba az, hogy túl általános: „adminisztratív támogatás”, „online asszisztencia”. Ehelyett írd le a feladatokat konkrétan, ahogy egy feladatlistát írnál.

Ami nem része

Ezt a részt sokan kihagyják, pedig ez véd a legjobban a feladatkör-csúszás ellen, vagyis az ellen, hogy apró „ezt még gyorsan megnéznéd?” kérésekből észrevétlenül sokkal több munka legyen. Elég egy-két mondat: „A szolgáltatásnak nem része a szövegírás, a grafikai munka és a hirdetéskezelés. Ezeket külön ajánlat alapján vállalom.”

Díjazás, elszámolás és határidők

Díjazás és elszámolás

Ide azt írd le, milyen modell szerint dolgozol (óradíj, havi csomag, projektdíj vagy darabár), és hogyan számolsz el. Hogy melyik modell illik hozzád, arról az árazási modellekről szóló cikkünkben számpéldákkal írtunk. A megállapodásba ezeknek a kérdéseknek kell bekerülniük:

• A díj összege és egysége: például havi 140 000 Ft 20 órára, vagy 7 500 Ft/óra.
• Az időmérés egysége: például 15 perces blokkok.
• Túlóra és fel nem használt órák: mennyibe kerül a kereten felüli óra, átvihetők-e a maradék órák.
• Számlázás és fizetési határidő: mikor állítod ki a számlát, és hány napon belül kell kifizetni.
• Késedelmes fizetés: mi történik, ha a számla nincs kifizetve, például szünetel a munka.
• Költségtérítés: ki fizeti a munkához szükséges szoftvereket és szolgáltatásokat.

A fenti összegek szemléltető példák, a saját díjadat a saját költségeidből és céljaidból számold ki.

Határidők és elérhetőség

Ha ezt nem írod le, az ügyfél könnyen azt gondolja, hogy egy esti üzenetre este válaszolsz. Rögzítsd, mely napokon és órákban vagy elérhető, mennyi időn belül reagálsz, és mennyi idő alatt teljesítesz egy szokásos feladatot. Külön írd le, mi számít sürgős kérésnek, és jár-e érte felár.

Kommunikáció és munkaszervezés

A legtöbb napi súrlódás nem pénzből, hanem szétszórt kérésekből születik: egy feladat jön e-mailben, egy Messengeren, egy hangüzenetben, és egy elveszik. Ezért érdemes a megállapodásba beleírni, hol és hogyan kéri az ügyfél a feladatokat. Ezzel nemcsak magadat véded: az ügyfelednek is rendet adsz, mert ő is egy helyen látja, mit kért és mi készült el.

1. Egy csatorna a feladatokra. Például: „Új feladatot az ügyfél a közös feladattáblán ad ki. A más csatornán érkező kéréseket a Megbízott átvezeti a táblára.”
2. Egy csatorna a gyors kérdésekre. E-mail, chat vagy telefon, de egyértelműen megnevezve.
3. Rendszeres egyeztetés. Például heti egy 20 perces hívás, amikor átnézitek a nyitott feladatokat.
4. Beszámoló. Mikor és milyen formában kapja meg az ügyfél az elvégzett munka és a felhasznált órák összesítését.

A közös működést könnyebb elindítani, ha az első hét teendői is le vannak írva. Ehhez jól jön az ügyfél-onboarding ellenőrzőlistánk.

Titoktartás és adatkezelés

Titoktartás

Szabadúszóként sokszor szinte mindenhez hozzáférsz: VA-ként levelekhez, számlákhoz, ügyféllistához, néha banki adatokhoz, fejlesztőként vagy marketingesként a weboldalhoz és a hirdetési fiókokhoz. A titoktartási pont azt rögzíti, hogy ezeket csak a munkádhoz használod, és senkinek nem adod tovább. Ezt angolul gyakran külön dokumentumban, titoktartási megállapodásban (NDA) rögzítik, de egy jól megírt pont a fő szerződésen belül is elég lehet.

Érdemes kimondani azt is, hogy a titoktartás az együttműködés megszűnése után is érvényes marad, és hogy a hozzáféréseidet a végén visszaadod vagy megszünteted.

Adatkezelés: az adatfeldolgozói megállapodás

Ez a pont az, amit a legtöbb kezdő szabadúszó nem ismer, pedig szinte mindenkit érint. Ha az ügyfeled ügyfeleinek személyes adataihoz hozzáférsz (nevek, e-mail-címek, telefonszámok, rendelések), akkor az adatvédelmi rendelet, a GDPR szóhasználatában az ügyfeled az adatkezelő, te pedig az adatfeldolgozó: az ő megbízásából és az ő utasításai szerint dolgozol az adatokkal. Az Európai Bizottság adatkezelőről és adatfeldolgozóról szóló oldala példákon mutatja be a különbséget.

A GDPR 28. cikke szerint az adatkezelő és az adatfeldolgozó kapcsolatát írásos szerződésnek kell szabályoznia. Ezt hívják adatfeldolgozói megállapodásnak. A rendelet magyar szövegét a NAIH, vagyis a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság oldalán is megtalálod.

Nem kell nulláról megírnod. Az Európai Bizottság közzétett szerződési mintafeltételeket adatkezelők és adatfeldolgozók közötti szerződésekhez. Ezek angol nyelvűek és hosszabbak, mint amire egy kis együttműködésnél szükség van, de jól mutatják, mit kell lefedni. A gyakorlatban sokan a fő szerződés mellékleteként csatolják az adatfeldolgozói megállapodást.

Szellemi tulajdon

Ha munkád során valami új készül, például egy logó, egy weboldalszöveg, egy prezentáció, egy hírlevélsablon vagy egy folyamatleírás, tisztázni kell, ki és hogyan használhatja. A magyar szerzői jog ebben sajátos szabályokat tartalmaz: bizonyos jogok a szerzőnél maradnak, és a felhasználást általában engedéllyel, nem „eladással” lehet rendezni. Ezért ezt a pontot mindenképp ügyvéddel fogalmaztasd meg.

Amit érdemes eldöntened, mielőtt ügyvédhez mész:

A saját sablonjaid védelme különösen fontos, ha folyamatleírásokat írsz. Ha a munka jó részét dokumentált folyamatokra építed, ebben segít az SOP-írásról szóló cikkünk, ahol az SOP egy lépésről lépésre leírt munkautasítást jelent.

Felmondás és felelősség

Felmondás

Egy együttműködés nem mindig a tervek szerint ér véget, és ez rendben van. Ami nincs rendben: ha az ügyfél egyik napról a másikra megszünteti a havi csomagot, miközben te már erre a bevételre terveztél. Ezért rögzítsd:

• a felmondási időt, például 30 nap, írásban közölve,
• mi a teendő a felmondási idő alatt: a megkezdett feladatok lezárása, átadás,
• az elszámolást: a ledolgozott órák és a felmondási időre járó díj kifizetése,
• az azonnali megszüntetés eseteit, például ha a számla tartósan nincs kifizetve,
• az átadást: jelszavak, hozzáférések visszaadása, adatok törlése.

Felelősség

Ez a legérzékenyebb pont. Te sem tudsz mindenért felelni: ha az ügyfél hibás adatot ad, vagy a te munkádtól független szolgáltatás áll le, az nem a te hibád. Sok szabadúszó ezért a felelősséget egy összeghatárhoz köti, például a megelőző időszakban kifizetett díjhoz. Hogy ez a saját helyzetedben mennyire érvényesíthető, azt ügyvéddel érdemes átbeszélni, mert a jogszabályok korlátozzák, mennyire lehet a felelősséget kizárni.

Hogyan állítsd össze lépésről lépésre?

Most, hogy minden pontot ismersz, nézzük, milyen sorrendben készülnek el a papírok egy új ügyfélnél.

A megállapodás megírásához ezt a menetet javasoljuk:

1. Készíts egy sablont. Írd meg egyszer a tíz pontot általánosan, a saját szolgáltatásaidra szabva. Ezt nézesd át ügyvéddel.
2. Töltsd ki ügyfélre szabva. Minden új ügyfélnél csak a feleket, a feladatkört, a díjat és az elérhetőséget írod át.
3. Beszéljétek át szóban. Ne csak elküldd. Egy 15 perces hívásban menjetek végig a pontokon, főleg a „nem része” és a felmondás részen.
4. Írjátok alá a munka kezdete előtt. Elektronikus aláírás vagy e-mailes elfogadás is működhet, ezt egyeztesd az ügyvéddel.
5. Tedd egy helyre. Az aláírt példányt és a mellékleteket ügyfelenként egy mappában tárold, hogy vita esetén gyorsan előkerüljön.
6. Frissítsd, ha változik a munka. Ha bővül a feladatkör vagy változik a díj, írjatok rövid módosítást, ne csak szóban egyezzetek meg.