Hiányzó számlák kezelése: így gyűjtsd be a szolgáltatók és előfizetések számláit

Hónap eleje van, a könyvelőd kéri az előző havi anyagot, te pedig a bankszámlakivonat fölött ülsz, és nem érted, hová lett a telefonszámla, a Canva-előfizetés számlája és az a hirdetési díj, ami három részletben ment le. A pénz kiment, a számla viszont sehol.

Ebben a cikkben végigmegyünk azon, hol laknak a számlák: a közművek és a telefonszolgáltatók ügyfélportálján, a NAV Online Számla rendszerében, az előfizetéses szolgáltatók fiókjaiban. Megmutatjuk, mire figyelj a külföldi számláknál, mit írj, ha egy számla tényleg hiányzik, és kapsz egy havi ellenőrzőlistát is, amivel a zárás előtti számlagyűjtés rutinná válik.

Miért hiányzik mindig néhány számla?

A legtöbb számla nem azért vész el, mert valaki hibázott, hanem mert minden szolgáltató máshogy adja ki. Az egyik e-mailben küldi csatolmányként, a másik csak értesít, hogy a számla elérhető a fiókodban, a harmadik egyáltalán nem szól, csak letehető a számla egy menü mélyén.

Ehhez jön három tipikus csapda. Az első a magánfiókon vásárolt szolgáltatás: ha a Canvát vagy az iCloud-tárhelyet a saját, magán e-mail címedről fizeted, a számla oda megy, és nem a vállalkozás postafiókjába. A második a hiányzó számlázási adat: ha a fiókban nincs megadva a vállalkozásod neve és adószáma, a számla magánszemélyre szól, amivel a könyvelő nem sokat tud kezdeni. A harmadik a késleltetés: a hirdetési díjakat és a havi előfizetéseket sok szolgáltató a hónap végén vagy a következő hónap elején állítja ki, így a zárás pillanatában még nem is létezik a számla.

Ha a bevételeid és a kiadásaid követésére még nincs rendszered, előbb azt érdemes felépíteni. Ebben segít a szabadúszó pénzügyek eszközeiről szóló cikkünk, ez a cikk pedig arra a részre fókuszál, amikor a költségoldalon hiányzik egy-egy papír.

Számlaforrások egy pillantásra

Mielőtt egyenként végigmegyünk rajtuk, itt van, honnan jöhetnek a számláid, és hol érdemes először keresni őket.

Számlaforrás	Hogyan érkezik a számla?	Hol keresd először?	Tipikus buktató
Közművek, telekom	E-számla az ügyfélportálon, e-mail értesítővel	A szolgáltató ügyfélportálja vagy appja	Az értesítő megjön, a PDF nem
Belföldi vállalkozások	E-mailben PDF-ként vagy papíron	E-mail, és ellenőrzésként a NAV Online Számla	Nem a vállalkozás adószámára szól
Google, Microsoft, Canva és társaik	Letölthető a fiók számlázási menüjéből	A fiók Billing vagy Számlázás része	Magánfiókon vásároltad
Hirdetési platformok	Hirdetési fiókban, terhelésenként	A hirdetési fiók fizetési előzményei	Egy hónapban több részterhelés
App Store és alkalmazásboltok	Nyugta e-mailben, előzmény a fiókban	A vásárlási előzmények oldala	Nincs rajta a cégadat

Közművek és telefon: ügyfélportál és e-számla

A hazai közműszolgáltatók (áram, gáz, víz) és a telefon- vagy internetszolgáltatók szinte mind kínálnak e-számlát, vagyis elektronikus számlát, ami jogilag ugyanúgy számla, mint a papíralapú. Az e-számla általában nem az e-mailedben van, hanem a szolgáltató ügyfélportálján: egy weboldalon vagy appban, ahová a saját felhasználóneveddel lépsz be.

A gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy kapsz egy e-mailt „Elkészült a havi számlája” tárggyal, a számla viszont csak belépés után tölthető le. Ha az értesítőt archiválod, de a PDF-et nem töltöd le, a zárásnál hiányozni fog.

1. Gyűjtsd össze a portálokat. Írd fel egy listára, melyik szolgáltatónál van ügyfélportálod, milyen e-mail címmel regisztráltál, és melyik szerződés tartozik a vállalkozáshoz.
2. Ellenőrizd a számlázási adatokat. Ha a szerződés a vállalkozásodra szól, a számlán a vállalkozás neve és adószáma szerepeljen. Ha otthonról dolgozol, és a szerződés a magánneveden van, kérdezd meg a könyvelődet, el tudja-e számolni arányosan.
3. Nézd meg, lehet-e PDF-et kérni e-mailben. Több szolgáltatónál beállítható, hogy az értesítő mellé csatolmányként is megérkezzen a számla. Ha van ilyen opció, kapcsold be.
4. Töltsd le havonta egyszerre. Egy fix napon lépj be minden portálra, és mentsd le az előző havi számlákat egy közös mappába.

A portálok belépési adatait tárold jelszókezelőben, ne egy jegyzetfájlban. Hogy melyiket érdemes választani, arról a jelszókezelőkről szóló cikkünkben írtunk.

NAV Online Számla: a neked kiállított számlák ellenőrzése

A belföldi számlakibocsátók a kiállított számláik adatait jelentik a NAV-nak az Online Számla rendszerbe. Ez jó hír neked: ha egy magyar vállalkozás a te adószámodra állított ki számlát, annak adatai ott megjelennek. Az Online Számla rendszer webes felülete az onlineszamla.nav.gov.hu címen érhető el, belépés után a vevőként neked kiállított számlák adatai is lekérdezhetők.

Mire jó ez a gyakorlatban? Ellenőrzésre. Ha a bankkivonatban látsz egy belföldi kiadást, de a számlát nem találod, a NAV-nál megnézheted, egyáltalán kiállították-e, mikor, és milyen sorszámmal. Ezzel már konkrétan tudsz hivatkozni rá, amikor a szolgáltatótól elkéred.

A belépéshez regisztráció kell a rendszerben. Ha könyvelővel dolgozol, nagy eséllyel már ő is lekéri innen a bejövő számlák adatait, ezért mielőtt saját hozzáférést állítasz be, kérdezd meg, hogyan dolgozik. A menüpontok és a jogosultságok pontos neveit a NAV aktuális felhasználói útmutatójában nézd meg, mert ezek a rendszer frissítéseivel változhatnak.

Ha a bejövő számlákat nem kézzel szeretnéd összeszedni, hanem egy program gyűjtené őket a postafiókodból és a portálokról, nézd meg a számlabegyűjtő szoftverekről szóló összehasonlításunkat.

Előfizetések: hol van a számlaletöltés?

Az előfizetéses szolgáltatók, más néven SaaS-szolgáltatók (olyan szoftverek, amelyeket böngészőből, havidíjért használsz) szinte mindig a fiókodban tárolják a számlákat. A jó hír, hogy visszamenőleg is letölthetők, a rossz, hogy minden szolgáltatónál máshol vannak.

Az Apple egy kicsit más eset. Az App Store-ban vett alkalmazásokról és előfizetésekről nyugtát kapsz e-mailben, az előzményeket pedig az Apple vásárlási előzmények oldala szerint a reportaproblem.apple.com címen vagy az eszközödön, a fiókod vásárlási előzményei között látod. Ezek a nyugták általában nem tartalmazzák a vállalkozásod adatait, ezért kérdezd meg a könyvelődet, el tudja-e fogadni őket.

Külföldi számla és a közösségi adószám

A külföldi szolgáltatóknál két adatot kell rendben tartanod a fiókban: a vállalkozásod nevét és címét, valamint a közösségi adószámodat. A közösségi adószám az uniós ügyletekhez használt adóazonosító. A Wikipedia áfa-azonosítókról szóló szócikke szerint a magyar formátum HU előtag és a belföldi adószám első 8 számjegye, például HU12345678.

Miért számít ez? Ha egy uniós szolgáltató tudja, hogy vállalkozásnak számláz, és érvényes közösségi adószámot kap, általában áfa nélkül állítja ki a számlát, az áfát pedig a magyar oldalon kell rendezni. Ha nem adod meg, a számla jellemzően magánszemélynek szól, a szolgáltató országának áfájával. A Google súgója például kifejezetten jelzi, hogy uniós számlázásnál a számlán a te áfa-azonosítód is szerepel, ha megadtad.

A partnered közösségi adószámának érvényességét a NAV oldalán leírt módon, a közösségi adószámok megerősítésével ellenőrizheted. Erre akkor lehet szükséged, ha egy kisebb uniós szolgáltatótól kapsz számlát, és nem vagy biztos az adataiban.

Hogy a saját kimenő számláidnál mire figyelj külföldi ügyfélnél, arról a Számlázz.hu és a Billingo összehasonlításában írtunk.

Ha a számla tényleg nincs meg: megkeresés és könyvelő

Ha minden helyet végignéztél, és a számla még mindig hiányzik, két dolgod van: elkérni a szolgáltatótól, és szólni a könyvelődnek. A kettőt párhuzamosan csináld, ne várd meg, amíg a szolgáltató válaszol.

A szolgáltatónak írt levél akkor működik a legjobban, ha minden adatot megadsz, ami alapján a terhelést azonosítani tudják. Ne csak annyit írj, hogy „kérem a számlát”, mert erre jó eséllyel visszakérdeznek.

A könyvelőnek ennél rövidebb üzenet is elég, a lényeg, hogy ne a határidő napján tudja meg. Írd meg, melyik tételről van szó (dátum, összeg, szolgáltató), mit tettél már, és mikorra várod a számlát. Így ő is tudja, hogy számíthat rá, vagy hogy más megoldást kell keresnie.

• Ne hagyd a hiányzó számlákat negyedév végére: három hónap után sokkal nehezebb visszakeresni, mire ment ki a pénz.
• Ne a bankkivonatot küldd számla helyett, és ne a megrendelés-visszaigazolást.
• Ne vásárolj vállalkozási előfizetést a magán e-mail címedről, mert a számla is oda fog menni.

Havi ellenőrzőlista a zárás előtt

A számlák begyűjtése a havi zárás egyik lépése. Ha még nincs zárási rutinod, a fent említett pénzügyi cikkünkben találsz egyet, ez a lista pedig kifejezetten a számlákra szól. Válassz rá egy fix napot, például a hónap első munkanapját, és vedd fel ismétlődő eseményként a naptáradba.

• Bankkivonat letöltve az előző hónapról, ez az egyeztetés alapja.
• Ügyfélportálok végignézve: közmű, telefon, internet, minden számla letöltve a havi mappába.
• Számla-címkés e-mailek kigyűjtve, a mellékletek elmentve, a csak értesítést küldő levelek alapján a számlák letöltve.
• SaaS-fiókok ellenőrizve: minden előfizetésnél, ami a hónapban terhelt, megvan a számla.
• Hirdetési bizonylatok letöltve, a részterhelések is.
• Minden kártyaterheléshez van számla: a bankkivonat minden kiadási sora mellett pipa.
• Hiányzó tételek listája elkészült: dátum, összeg, szolgáltató, megkeresés elküldve.
• Könyvelő értesítve a hiányzókról, a mappa megosztva.