Eljön a pont, amikor egyedül már nem bírod: a levelek, a számlák, az időpontok, a közösségi média és az ügyfélkérdések elviszik a heted felét, és ha egy hétre szabadságra mennél, minden megállna. Ilyenkor szinte mindenki ugyanazt kérdezi: vegyek fel valakit, keressek egy szabadúszót, például egy virtuális asszisztenst, röviden VA-t, vagy bízzam egy ügynökségre?
Mindhárom út működhet, csak másra jó. Ebben a cikkben egymás mellé tesszük őket: mennyibe kerülnek valójában, mennyire rugalmasak, ki miért felel, mennyi irányítást kérnek tőled, és mi történik, ha nőni kezdesz. A végén kapsz egy egyszerű döntési menetet is, amivel egy hét alatt eldöntheted, melyik illik hozzád.
Ebben a cikkben
Mielőtt belekezdesz
A cikkben szereplő összegek kitalált, kerek példaszámok, hogy könnyű legyen követni a gondolatmenetet. Nem piaci átlagok, és nem jogi vagy adótanácsadás. A saját helyzetedre vonatkozó számokat a könyvelőd, a jogi kérdéseket egy munkajogász tudja pontosan megmondani.
Miben különbözik a három út?
Mielőtt számolnánk, érdemes tisztázni, mit jelent a három lehetőség a gyakorlatban. A különbség nem csak az, kinek fizetsz, hanem az is, ki szervezi a munkát, és ki viseli a kockázatot.
Alkalmazott
Munkaszerződéssel dolgozik nálad, akár részmunkaidőben is. Te adod a feladatot, a munkaidőt és a szabályokat, cserébe neked kell intézned a bérszámfejtést, a szabadságot és a munkáltatói kötelezettségeket.
Szabadúszó VA
A virtuális asszisztens, vagyis távolról dolgozó, önálló asszisztens, ahogy a grafikus, a szövegíró vagy a webes szakember is, saját vállalkozásként számláz. Több ügyfele is lehet, maga osztja be az idejét, és az eredményért felel.
Ügynökség
Egy cég, amely több asszisztenssel vagy szakemberrel dolgozik. Te az ügynökséggel szerződsz, ők jelölik ki, ki végzi a munkát, és ők gondoskodnak a helyettesítésről, ha valaki kiesik.
A három út tehát egy skálán helyezkedik el. Az egyik végén az alkalmazott áll, aki a legjobban a tiéd: a leginkább beépül a cégedbe, de a legtöbb kötelezettséggel jár. A másik végén az ügynökség, ahol a legkevesebb a teendőd, viszont a legkevésbé tudod kézben tartani, ki dolgozik nálad. A szabadúszó, legyen az VA, grafikus vagy szövegíró, valahol középen van. Ezért az „alkalmazott vagy szabadúszó” kérdésre nincs általános jó válasz, csak a te helyzetedhez illő.
A lényeg
Nem az a kérdés, melyik a legolcsóbb, hanem az, hogy mennyi munkát, mennyi irányítást és mennyi kockázatot akarsz magadra venni.
A három út egy pillantásra
Ha sietsz, ebből a táblázatból már látod, melyik irány illik hozzád. A részleteket a következő fejezetekben bontjuk ki.
| Szempont | Alkalmazott | Szabadúszó VA | Ügynökség |
|---|---|---|---|
| Miért fizetsz? | A rendelkezésre álló munkaidőért | A ledolgozott órákért vagy csomagért | Csomagért vagy órakeretért |
| Fix havi költség | Magas, akkor is, ha kevés a munka | Alacsony, a csomagtól függ | Közepes, általában havi keret |
| Ki irányítja a munkát? | Te, munkaidővel és utasítással | A szabadúszó, a megbeszélt eredmény alapján | Az ügynökség koordinátora |
| Helyettesítés kiesésnél | Neked kell megoldanod | Általában nincs, előre egyeztetni kell | Az ügynökség megoldja |
| Menedzsment-teher | A legnagyobb | Közepes | A legkisebb |
| Felfelé skálázás | Lassú: új felvétel kell | Közepes: több szabadúszó kell | Gyors: nagyobb csomag |
| Kinek jó leginkább? | Napi, helyben kötött, hosszú távú munkára | Rugalmas, havi 10–60 órás munkára | Sok, változó vagy többféle feladatra |
Mielőtt bármelyiket választod
Írd össze, pontosan mit adnál ki, és hetente nagyjából hány óra lenne. Ebben segít az időnapló-módszerről szóló cikkünk. Amíg ez nincs meg, mindhárom út csak tipp.
Mennyibe kerül valójában?
A legtöbben úgy hasonlítják össze a lehetőségeket, hogy egymás mellé teszik a bért és az óradíjat. Ez félrevisz, mert a három út egészen mást takar. Az alkalmazottnál a bér csak az egyik tétel, a szabadúszónál és az ügynökségnél viszont a díjban már benne van a saját költségük, az eszközeik és az adójuk.
Nézzük meg egy kitalált példán: van havi kb. 40 óra adminisztratív munkád, amit ki szeretnél adni.
Hogyan jöttek ki ezek a számok? Az alkalmazottnál a bruttó bér fölé a munkáltató közterhet is fizet, például szociális hozzájárulási adót, aminek aktuális mértékét a könyvelőd és a NAV oldala mondja meg.
Az alkalmazott költsége, szemléltető bontásban
- Bruttó bér részmunkaidőre: 200 000 Ft
- Munkáltatói közteher (példaszám): 26 000 Ft
- Laptop, szoftverek, telefon havi részre bontva: 15 000 Ft
- Toborzás és betanítás, az első évre elosztva: 20 000 Ft
- Összesen: kb. 261 000 Ft havonta
Ebből viszont nem mind hasznos munkaóra. A fizetett szabadság, a betegség, a betanulás és az üresjárat (amikor épp nincs feladat) is benne van. Ha a fizetett 44 órából átlagosan 35 jut tényleges munkára, egy elvégzett óra kb. 7 450 Ft lesz, vagyis nagyjából annyi, mint a VA óradíja.
A szabadúszónál egyszerűbb a képlet: ledolgozott óra szorozva az óradíjjal, vagy egy havi csomag. Ha a szabadúszó alanyi adómentes, a számlára ÁFA sem kerül, ha nem, akkor ÁFA-s számlát kapsz, amit a saját cégedben általában levonhatsz, de ezt a könyvelőddel egyeztesd. Az ügynökség órára vetítve jellemzően a legdrágább, mert a díjban benne van a koordinátor, a helyettesítés és a cég saját működése is. Cserébe a legkevesebb időd megy el az irányításra.
A számok mögött
A három út óránként nem olyan messze van egymástól, mint elsőre látszik. A valódi különbség a fix költségben, a kockázatban és a saját idődben van.
Felelősség és jogi keret: a színlelt szerződés kérdése
Ez a fejezet a legfontosabb, ha szabadúszóval dolgoznál, mert itt lehet a legnagyobb bajt csinálni jó szándékkal is.
A Munka törvénykönyve a 42. §-ban rögzíti, hogy munkaviszonyban a munkavállaló a munkáltató irányítása szerint végzi a munkát. Ez a munkaviszony egyik lényegi jegye. Egy szabadúszó ezzel szemben önállóan dolgozik: megbeszélitek, mi legyen kész és mikorra, de azt, hogyan és mikor csinálja, ő dönti el.
Az adózás rendjéről szóló törvény 2. §-a szerint az adóhatóság a szerződéseket valódi tartalmuk szerint minősíti. Vagyis nem az számít, mi áll a papír tetején, hanem az, hogyan dolgoztok ténylegesen. Ha egy megbízási szerződés a valóságban alkalmazotti munkát takar, azt színlelt szerződésnek hívják, és ennek adó- és járulékkövetkezményei lehetnek.
Ezek a jelek arra utalhatnak, hogy a „szabadúszó” valójában alkalmazott
Nem teljes lista, és egy-egy jel önmagában nem dönt, de ha többet is magadra ismersz, kérdezz meg egy munkajogászt vagy a könyvelődet:
- Te határozod meg a napi munkaidőt, például „9-től 13-ig legyél elérhető”.
- Csak neked dolgozik, és ez hosszú távra így is van tervezve.
- Részletesen előírod, hogyan végezze a munkát, nem csak az eredményt kéred.
- Te adod a gépet, a helyet és minden eszközt.
- Fix havi összeget kap, függetlenül attól, mennyi munkát végzett.
Ügynökségnél ez a kérdés kevésbé a te gondod: te egy céggel szerződsz, és az ő dolguk, milyen jogviszonyban dolgoznak náluk az asszisztensek. Alkalmazottnál pedig minden tiszta, csak a munkáltatói kötelezettségeket kell teljesítened.
Adatvédelem mindhárom esetben
Ha a segítőd ügyféladatokhoz, levelekhez vagy számlákhoz fér hozzá, az adatvédelmi szabályok szerint a te megbízásodból kezel személyes adatokat. A GDPR az ilyen külső szereplőt adatfeldolgozónak hívja, és a 28. cikk szerint szerződést kell kötni vele. Szabadúszónál és ügynökségnél erre külön figyelj, alkalmazottnál a belső szabályzatod rendezi.
Menedzsment-teher és rejtett kockázatok
A díj mellett van egy költség, amit a legtöbben kifelejtenek: a saját időd. Valakinek ki kell adnia a feladatot, válaszolnia a kérdésekre, ellenőriznie az eredményt. Ez mindhárom útnál más.
Alkalmazottnál a legnagyobb a teher. Neked kell betanítanod, beosztanod a munkáját, figyelned a szabadságokra, és ha nincs elég feladat, neked kell kitalálnod, mivel teljen az idő. Cserébe ő ismeri a legjobban a cégedet, és egy idő után magától is észreveszi, mit kell csinálni.
Szabadúszónál közepes a teher. Az első hónapban sokat kell magyaráznod, utána viszont egy jól megírt feladatleírás és heti egy rövid egyeztetés általában elég. Ebben sokat segít, ha a folyamataidat leírod, erről az SOP-írásról szóló cikkünkben olvashatsz.
Ügynökségnél a legkisebb a teher, mert van egy koordinátor, aki a feladatokat szétosztja. Az ára, hogy közvetve kommunikálsz, és előfordulhat, hogy nem mindig ugyanaz az ember dolgozik nálad.
A legnagyobb kockázat: ha csak egy ember tudja
Ha minden tudás egyetlen ember fejében van, a kiesése megállítja a munkát. Ezt angolul bus factornak hívják: hány embernek kell egyszerre kiesnie ahhoz, hogy egy munka elakadjon. Alkalmazottnál és egyetlen szabadúszónál ez a szám 1. Ügynökségnél jellemzően több, de csak akkor, ha a tudás náluk is le van írva.
A megoldás mindhárom útnál ugyanaz: írd le a folyamatokat, és tartsd a jelszavakat, fájlokat a saját fiókjaidban, ne a segítőéiben. Így bárki átveheti a munkát, ha kell. Bármelyik utat választod, ugyanaz igaz: a rendezetlenséget egyik sem tudja átvenni tőled, a leírt folyamatot mindhárom igen.
Delegria Insights
Számold ki, megéri-e egyáltalán segítséget felvenni
Mielőtt a három út között választasz, érdemes tisztázni, hogy egy segítő megtérül-e nálad. Ebben a cikkben lépésről lépésre végigszámoljuk, mennyit ér egy órád, és mikor hozza vissza a segítő a díját.
Rugalmasság és skálázhatóság
A vállalkozások ritkán nőnek egyenletesen. Van szezonális csúcs, jön egy nagy projekt, aztán csendesebb hónapok. Ilyenkor derül ki, melyik út mennyire hajlik.
Ha ingadozik a munka
Szabadúszóval és ügynökséggel könnyű: egyik hónapban 20, a másikban 50 órát kérsz, persze előre egyeztetve. Alkalmazottnál a munkaidő rögzített, a bért akkor is fizeted, ha kevesebb a munka.
Ha gyorsan nősz
Az ügynökség skálázódik a legkönnyebben: nagyobb csomag, és már dolgozik is még valaki. Szabadúszónál egy második szabadúszót kell keresned és betanítanod. Alkalmazottnál új felvétel kell, ami heteket vagy hónapokat vehet igénybe.
Ha le kell állni
Szabadúszónál és ügynökségnél a szerződésben rögzített felmondási idővel kiléphetsz. Alkalmazottnál a munkaviszony megszüntetésének törvényi szabályai vannak, ez lassabb és több kötelezettséggel jár.
Ha hosszú távra építesz
Ha egy feladat évekig a cégedhez tartozik, és mélyen ismerni kell hozzá a működésedet, az alkalmazott lojalitása és beágyazottsága sokat érhet. Itt a rugalmatlanság cserébe stabilitást ad.
Egy kitalált vállalkozás három éve
Kata webshopot visz. Az első évben havi 15 óra adminisztráció van, ezt egy szabadúszó VA viszi, a hirdetési képeket pedig egy szabadúszó grafikus készíti. A második évben bejön a karácsonyi szezon, ekkor egy ügynökségtől kér plusz 40 órát két hónapra. A harmadik évre a vevőszolgálat napi munka lesz, ezért felvesz egy részmunkaidős alkalmazottat, a VA pedig marad a háttéradminisztrációnál.
A példa azt mutatja, hogy a három út nem zárja ki egymást. Sok vállalkozás kombinálja őket, a feladat jellege szerint.
Mikor melyiket válaszd?
Ha nem akarsz mindent mérlegelni, ez a négy helyzet lefedi a leggyakoribb eseteket.
Most kezdesz delegálni
…és havi 10–40 óra munkád van, akkor szabadúszó, adminisztrációhoz például egy VA. Kicsi a kockázat, gyorsan kiderül, mit érdemes kiadni, és bármikor módosíthatsz.
Napi, helyhez kötött munkád van
…például ügyfélfogadás, raktár, vagy állandóan elérhetőnek kell lenni munkaidőben, akkor alkalmazott. Itt az irányítás amúgy is a tiéd.
Sokféle vagy hirtelen sok feladat
…grafika, közösségi média, adminisztráció egyszerre, vagy gyors felfutás, akkor ügynökség. Egy szerződéssel többféle szakértelmet kapsz.
Fontos a személyes kapcsolat
…de nem kell teljes állás, akkor egy hosszú távú szabadúszó, havi csomagban. Mindig ugyanaz az ember dolgozik veled.
Ha szabadúszót keresel, de nem tudod, hol kezdd, a platformokról szóló összehasonlításunkban végignéztük a lehetőségeket.
Így dönts egy hét alatt
A táblázatokból sok minden kiderül, de a döntés akkor lesz biztos, ha a saját számaidon nézed meg. Ez a menet egy hetet vesz igénybe.
- Mérd fel a munkát. Egy héten át jegyezd fel, mit csinálsz, ami nem a fő munkád. A hét végén add össze, mennyi idő ment el rá.
- Válogasd szét a feladatokat. Melyik ismétlődő, melyik eseti, melyiknek kell munkaidőben elérhetőnek lennie? Ebből látod, melyik út illik hozzájuk.
- Számold ki a három változatot. A fenti példa mintájára írd fel, mennyibe kerülne havonta, és mennyi időd menne el az irányításra.
- Gondold végig a kockázatot. Mi történik, ha a segítő két hétre kiesik? Mi lesz, ha fél év múlva kétszer annyi munka lesz, vagy feleannyi?
- Kérj ajánlatot. Beszélj legalább két szabadúszóval és egy ügynökséggel, vagy nézd meg, mennyiért vehetnél fel valakit. Kérdezd meg, mi van benne az árban.
- Kezdj kicsiben. Egy-két hónapos próbaidőszakkal indulj, és a tapasztalatok alapján döntsd el, maradsz-e ennél az útnál.
- Ne a legalacsonyabb óradíj alapján dönts, nézd a teljes költséget és a saját idődet is.
- Ne kezelj szabadúszót úgy, mint egy alkalmazottat: ne írd elő a munkaidejét, és ne kérj tőle kizárólagosságot.
- Ne add ki azonnal az összes feladatot, kezdd egy jól körülhatárolt területtel.
- Ne a segítő saját fiókjaiban tárold a céged fájljait és jelszavait.
Delegria Community
Találd meg a hozzád illő szabadúszót vagy VA-t
A Delegria Community kereshető könyvtárában szabadúszókat és virtuális asszisztenseket találsz, a profiljukból pedig látod, milyen feladatokat vállalnak. Vállalkozóként a keresés díjmentes, közvetítői jutalék nélkül. A közösség most indul, ezért még kevés a profil, de folyamatosan bővül.
Jogi és adózási kérdésekben
Ez a cikk általános tájékoztatás. Mielőtt bárkivel szerződést kötsz, a jogviszony formáját és a költségeket egyeztesd a könyvelőddel, kétes esetben egy munkajogásszal.
