Ha azon gondolkodsz, megéri-e külsős segítséget kérni egy szabadúszótól vagy virtuális asszisztenstől, röviden VA-tól, valószínűleg két hang vitatkozik a fejedben. Az egyik szerint végre lenne időd arra, amiből a pénz jön. A másik szerint havonta több tízezer forint egy olyan munkáért, amit eddig is megcsináltál, este, fáradtan, de ingyen.
Ebben a cikkben ezt a vitát számokkal döntjük el. Lépésről lépésre kiszámoljuk, mennyit ér egy órád, hány órát tudsz valójában kiadni, mennyibe kerül a külsős segítő a díján felül, és mikor térül meg. Megnézzük azt is, mikor nem éri meg, mert ilyen helyzet is van. Elég hozzá egy papír, egy számológép és egy átlagos hónapod emléke.
Ebben a cikkben
Mielőtt belekezdesz
A cikkben szereplő összegek kitalált, kerek, szemléltető példaszámok, hogy könnyű legyen követni a számolást. Nem piaci átlagok, és nem ajánlás arra, mennyit fizess egy szabadúszónak vagy VA-nak. A saját döntésedhez mindig a saját számaidat használd.
Miért nem a segítő díja a fő kérdés?
A legtöbben úgy kezdik a számolást, hogy megnézik a szabadúszó vagy a VA havidíját, és megkérdezik magukat: van erre most pénzem? Ez érthető, de félrevisz. A díj csak a mérleg egyik oldala. A másik oldalon az áll, mit tudsz kezdeni azokkal az órákkal, amelyek felszabadulnak.
A közgazdaságtan ezt alternatív költségnek hívja: annak az értéke, amiről lemondasz, amikor valami mást választasz. Ha minden héten 5 órát számlák gyűjtésével, e-mailek válogatásával vagy a weboldalad apró javításaival töltesz, az az 5 óra nem ingyenes. Abban az időben nem tudsz ajánlatot írni, ügyfelet kiszolgálni vagy pihenni. Amíg minden ilyen feladat rajtad megy át, a bevételed csak úgy nőhet, ha még több saját órát teszel bele.
A virtuális asszisztens, vagyis távolról dolgozó, önálló asszisztens, vagy bármely más szabadúszó tehát nem egyszerű kiadás, hanem befektetés: pénzt adsz, időt kapsz vissza. A kérdés az, hogy az így visszakapott idő többet ér-e, mint amennyit fizettél érte.
A lényeg
Nem az a kérdés, hogy drága-e a külsős segítő, hanem hogy a felszabaduló órád többet hoz-e, mint amennyibe a segítő kerül.
Megéri-e? Egy pillantásra
Mielőtt számolni kezdünk, itt egy gyors áttekintés a leggyakoribb helyzetekről. Ha sietsz, már ebből látod, merre billen a mérleg nálad.
| Helyzet | Megéri-e? | Miért? |
|---|---|---|
| Több megkeresésed van, mint amennyit vállalni tudsz | Valószínűleg igen | A felszabaduló óra szinte azonnal bevétellé válik |
| Hetente 4–5 óra ismétlődő adminisztráció | Igen, ha leírható | Jól átadható, gyorsan betanítható |
| A kiégés szélén állsz | Igen, de másképp számolj | A haszon itt idő és energia, nem pénz |
| Most még kevés az ügyfeled | Most még nem | A felszabaduló időt nem tudod pénzzé tenni |
| Havonta csak 1–2 óra szétszórt feladat | Nem | A betanítás és egyeztetés többe kerül |
| Bizonytalan a havi bevételed | Óvatosan | Kezdj kis óraszámmal, próbaidővel |
| A feladatot csak te tudod elvégezni | Nem | Szakértői munka, nem adható ki |
Első lépés: mennyit ér egy órád?
A számolás közepén egyetlen szám áll: a saját órád értéke. Ez nem azonos azzal, amennyit egy átlagos órára elosztva keresel. Azt kell tudnod, mennyit hozna egy plusz óra, ha azt bevételtermelő munkára fordítanád: ügyfélmunkára, értékesítésre, új szolgáltatás építésére.
Így számold ki:
- Nézd meg a havi árbevételed. Vegyél egy átlagos hónapot, ne a legjobbat és ne a leggyengébbet.
- Számold meg a bevételtermelő óráidat. Csak azokat, amelyekért ténylegesen fizetnek, vagy amelyekből közvetlenül üzlet lesz. Az adminisztráció, a levelezés és a szervezés ide nem tartozik.
- Oszd el a kettőt. Árbevétel osztva bevételtermelő órákkal: ennyit hoz egy órád, amikor valóban pénzt keresel.
- Kérdezd meg magadtól, van-e kereslet több órára. Ha most is vissza kell utasítanod megbízásokat, a szám valós. Ha nincs több munka, egy plusz óra jelenleg kevesebbet ér, akár nullát is.
Számpélda
Egy vállalkozó havi árbevétele 1 600 000 Ft, és ebből 80 óra a bevételtermelő munka. Egy órája tehát 1 600 000 ÷ 80 = 20 000 Ft-ot ér. Mivel rendszeresen el kell utasítania megkereséseket, ez a szám nála valós: ha lenne még 10 szabad órája, azt el tudná adni.
Ne a teljes munkaidőddel oszd el
Ha az árbevételt az összes ledolgozott órával osztod el (az adminnal együtt), túl alacsony számot kapsz, és úgy tűnik, mintha a külsős segítség sosem érné meg. Pont az admin óráidat akarod kiváltani, ezért azokat ne számold bele a bevételtermelő órákba.
Hány órát tudsz valójában kiadni?
A második szám a kiszervezhető órák száma. Itt a legtöbben vagy túl sokat, vagy túl keveset becsülnek, mert fejből számolnak. Sokkal pontosabb, ha egy-két hétig felírod, mire megy el az időd. Ennek a menetét lépésről lépésre leírtuk a mit szervezz ki először, időnapló-módszer cikkünkben.
Amikor átnézed a naplót, minden feladatot sorolj be valamelyik csoportba:
Azonnal kiadható
Ismétlődő, szabályokkal leírható feladatok: számlák gyűjtése, naptárszervezés, adatrögzítés, posztok ütemezése.
Betanítás után kiadható
Olyan munka, amihez kell egy kis háttértudás: ügyféllevelek előszűrése, ajánlatok formázása, hírlevél összerakása, de ide tartozhat a grafika, a blogszöveg vagy a weboldal karbantartása is.
Csak a tiéd
Ahol a szakértelmed, a döntéseid vagy a személyes kapcsolatod számít: stratégia, árazás, kulcsügyfelek.
Elhagyható
Amit valójában senkinek nem kell megcsinálnia. Ezt ne szervezd ki, egyszerűen hagyd el.
Az első két csoport összege adja a kiszervezhető órákat. Egy fontos szabály: a segítőd eleinte lassabban dolgozik, mint te, mert még tanul. Amit te 1 óra alatt csinálsz meg, az az első hetekben neki 1,5 óra is lehet. Ezért a tervezésnél inkább kicsit több VA-órával számolj, mint amennyi a saját időd volt.
Legalább 4–5 óra legyen hetente
Ha a kiszervezhető munka havonta csak néhány óra, a betanítás és az egyeztetés ideje könnyen felemészti a hasznot. Ilyenkor érdemes előbb összegyűjteni a feladatokat, amíg összeáll egy rendszeres, hetente ismétlődő csomag.
Mennyibe kerül a külsős segítő valójában?
Egy szabadúszó vagy VA díja kétféle lehet: óradíj, amikor a ténylegesen ledolgozott órákért fizetsz, vagy havi csomag, amikor fix havidíjért meghatározott óraszámot kapsz. Induláskor az óradíj rugalmasabb, mert pontosan annyit fizetsz, amennyi munka ténylegesen volt; rendszeres, kiszámítható feladatoknál a havi csomag a jobb választás.
A díj azonban csak a látható rész. A valós költséghez hozzá kell adnod azt is, amit elsőre nem lát az ember:
| Költség | Mit jelent? | Mikor jelentkezik? |
|---|---|---|
| Betanítás saját ideje | Megmutatod a feladatokat, válaszolsz a kérdésekre | Főleg az első 1–2 hónapban |
| A segítő betanulási órái | A segítő tanulással töltött idejét is kifizeted | Főleg az első hónapban |
| Egyeztetés, ellenőrzés | Heti átbeszélés, a munka átnézése | Folyamatosan, csökkenő mértékben |
| Eszközök | Plusz felhasználó egy szoftverben, közös tárhely | Havonta |
| Hibák javítása | Amit újra kell csinálni, amíg összecsiszolódtok | Főleg az elején |
| Csere kockázata | Ha nem működik, újra keresel és tanítasz | Bármikor |
A betanítás idejét jelentősen csökkenti, ha a feladatokat leírod. Erre való az SOP, vagyis egy lépésről lépésre leírt munkautasítás, amit a segítőd bármikor újra elővehet. Hogyan írj ilyet, azt az SOP-írásról szóló cikkünkben mutatjuk meg. Ha a kiszervezés eddig azért nem működött, mert gyorsabb volt magad megcsinálni, az gyakran nem a segítőn múlt: amit senki nem írt le, azt nehéz jól átvenni. A káoszt nem lehet kiszervezni, a folyamatot igen.
Adatvédelem: ez is a költségekhez tartozik
Ha a szabadúszó vagy VA ügyféladatokhoz, levelekhez vagy számlákhoz fér hozzá, az adatvédelmi szabályok szerint a te nevedben kezel személyes adatokat. Az ilyen szereplőt a GDPR adatfeldolgozónak hívja, és a 28. cikk szerint vele írásos megállapodást kell kötni. Ennek elkészítése egyszeri idő- vagy pénzráfordítás, amit érdemes beszámolni.
Delegria Insights
Írd le, mielőtt átadod
A megtérülést leginkább a betanítás ideje rontja. Ha a feladatokat lépésről lépésre leírod, a segítőd hamarabb dolgozik önállóan, te pedig kevesebb kérdésre válaszolsz. Az útmutatónkban kitölthető sablont is találsz.
A számpélda: mikor térül meg?
Most rakjuk össze az eddigi számokat. Az előző fejezetek vállalkozójánál maradunk, akinek egy órája 20 000 Ft-ot ér. A feltételezések, mind szemléltető példaszámok:
- A VA havi 20 órás csomagban dolgozik, 140 000 Ft/hó díjért.
- Egy plusz felhasználó a feladatkezelő szoftverben 5 000 Ft/hó.
- Az egyeztetés és az ellenőrzés havonta 4 órát visz el a vállalkozó idejéből.
- Az első hónapban ehhez jön még 8 óra betanítás.
- A felszabaduló időből havonta 10 órát fordít bevételtermelő munkára, a többit pihenésre.
A számolás hónapról hónapra így néz ki:
Az első hónap
A VA már dolgozik, de a vállalkozó 8 órát a betanítással tölt, 4-et az egyeztetéssel. A 20 órából így csak 8 óra szabadul fel, és ebből a példában 4 órát tud bevételtermelő munkára fordítani: 4 × 20 000 = 80 000 Ft. A költség 145 000 Ft, az eredmény tehát −65 000 Ft.
A második hónaptól
Betanítás már nincs, így 16 óra szabadul fel. Ebből 10 óra bevételtermelő munka: 10 × 20 000 = 200 000 Ft. A költség továbbra is 145 000 Ft, a havi többlet +55 000 Ft, és mellé jár 6 óra szabadidő.
A halmozott eredmény: a második hónap végén −65 000 + 55 000 = −10 000 Ft, a harmadik hónap végén +45 000 Ft. A befektetés tehát a harmadik hónapban térül meg.
Ha szereted a szakkifejezéseket: amit most kiszámoltunk, az a megtérülési pont, vagyis az a pillanat, amikor a bevétel már fedezi a költséget. A havi hozamot pedig a ROI (a befektetés megtérülése) képletével is kifejezheted: haszon mínusz költség, osztva a költséggel. A példában a második hónaptól (200 000 − 145 000) ÷ 145 000, ami kb. 38%.
Játssz a számokkal, mielőtt döntesz
Írd át a példát a saját adataidra, és nézd meg, mi történik, ha valami rosszabbul alakul. Ha csak 7 órát fordítasz bevételtermelésre 10 helyett, a havi többlet −5 000 Ft lesz: a VA ekkor pénzben nem térül meg, csak időben. Ez nem feltétlenül baj, de jobb előre tudni.
Mikor NEM éri meg?
A számpéldából az is látszik, hogy a döntés néhány feltételen múlik. Ha ezek nem teljesülnek, a kiszervezés most valószínűleg nem jó befektetés:
- Nincs elég munkád, amire a felszabaduló időt fordíthatnád. Ha most is van üresjárat, a külsős segítő csak a kiadásaidat növeli.
- A felszabaduló időt nem a terved szerint használod. Ha az új órák is levelezéssel és apró teendőkkel telnek meg, a pénz elmegy, a haszon nem jön.
- Túl kevés és túl szétszórt a kiszervezhető munka. Havi pár óra, mindig más feladattal: a betanítás többe kerül, mint amennyit nyersz.
- Nincs időd a betanításra. Az első hónapban a segítő több időt visz el, mint amennyit ad. Ha ezt most nem tudod kigazdálkodni, várj egy nyugodtabb időszakig.
- A feladat a szakértelmeden múlik. Amiért az ügyfeleid kifejezetten téged választanak, azt nem lehet kiadni.
- Nem tudod kifizetni a próbaidőt. Ha egy-két rosszabb hónap már megrengetné a vállalkozásodat, előbb építs tartalékot.
A legnagyobb csapda: a „majd valahogy” idő
A külsős segítő nem a díjától lesz drága, hanem attól, ha a felszabaduló óráidra nincs terved. Mielőtt bárkit felvennél, írd le, mire fordítod a pluszidőt: hány órát, milyen bevételtermelő munkára. Ha erre nincs válaszod, a számolás bal oldala nulla lesz.
Van egy kivétel, ahol a pénzbeli számolás kevésbé fontos: a kiégés. Ha hónapok óta este és hétvégén végzed az adminisztrációt, a kiszervezés értéke a pihenés, az egészséged és az, hogy újra jó döntéseket tudsz hozni. Ezt nehéz forintosítani, de attól még valós haszon. Ilyenkor azt kérdezd: mennyit ér meg nekem havonta 15–20 óra visszakapott szabadidő?
Hogyan indulj el kis kockázattal?
Ha a számolás szerint megéri, nem kell rögtön nagy csomaggal kezdened. Ez a menet segít, hogy a kockázat kicsi maradjon:
- Készíts időnaplót egy-két hétig. Így tényleges számokból dolgozol, nem becslésből.
- Válassz ki 3–5 ismétlődő feladatot. A legkönnyebben leírhatókkal kezdj, mert ezeknél a leggyorsabb a betanítás.
- Írd le őket röviden. Egy egyszerű lépéslista vagy egy rövid képernyővideó is sokat spórol.
- Kezdj kisebb óraszámmal, próbaidővel. Egy-két hónap óradíjjal vagy kis csomaggal megmutatja, mennyi a valós munka.
- Rögzíts mindent írásban. Feladatok, óraszám, díj, határidők, és ha személyes adat is érintett, az adatfeldolgozói megállapodás.
- A harmadik hónap végén számolj újra. Vesd össze a valós számokat a tervvel, és csak ezután bővítsd a csomagot.
Ha csak egyet csinálsz meg
Mielőtt szabadúszót vagy VA-t keresel, írd le, mire fordítod a felszabaduló órákat. Ez dönti el, hogy a segítőd kiadás vagy befektetés lesz.
Delegria Community
Találd meg a hozzád illő szabadúszót vagy VA-t
A Delegria Community kereshető könyvtárában szabadúszókat és virtuális asszisztenseket találsz, a profiljukból pedig látod, milyen feladatokat vállalnak. Vállalkozóként a keresés díjmentes, közvetítői jutalék nélkül. A közösség most indul, ezért még kevés a profil, de folyamatosan bővül.
